Automatiser les comptes clients : de la facture à l'encaissement

Automatisation des paiements

Automatiser les comptes clients : de la facture à l'encaissement

Demandez à une équipe de comptes clients où passe sa semaine, et la réponse est rarement « envoyer des factures ». Elle passe à ce qui vient après : relancer les clients dont les factures sont en retard, prendre un paiement par téléphone ou par chèque, saisir un paiement dans le système comptable, et déterminer à quelle facture, ou à quelles factures, un seul paiement était destiné. Chaque tâche est petite, mais ensemble, elles s'additionnent.

Ce guide suit une facture, de son émission jusqu'à la mise à jour et au rapprochement du compte du client. Il porte sur l'encaissement du paiement une fois que le client a reçu la demande, et non sur la relance des factures en retard. Il s'adresse aux gestionnaires des finances et des comptes clients, aux contrôleurs et aux propriétaires d'entreprise, ainsi qu'aux équipes logicielles qui intègrent ces étapes à leurs produits.

Le cycle des comptes clients en six étapes, et où se cache le travail manuel

Le cycle est le même quel que soit le logiciel utilisé. Ce qui change, c'est le nombre d'étapes qui dépendent d'une personne pour avancer. Voici les six étapes et les endroits où le travail manuel a tendance à s'accumuler.

1. La facture est créée. Cela se passe dans votre système comptable ou votre PGI (ERP), qui reste la référence de ce qui est dû. Le travail manuel se cache dans l'envoi : une facture transmise en PDF sans moyen de la payer oblige le client à appeler, à chercher des coordonnées bancaires ou à envoyer un chèque par la poste.
2. Le montant devient exigible. Les conditions de paiement arrivent à échéance et la facture est en retard. Le travail manuel s'accumule dans le suivi : qui est en retard et qui a déjà été contacté.
3. Le paiement est encaissé. Le client paie par voie bancaire, par virement Interac ou par carte, ou vous encaissez en vertu d'une autorisation donnée plus tôt. Le travail manuel se cache dans les paiements pris par téléphone ou par chèque et dans la saisie de coordonnées bancaires.
4. Le statut de la transaction est reçu. Un paiement est en attente, payé, refusé ou retourné. Le travail manuel se cache dans l'attente d'un relevé bancaire pour savoir lequel de ces cas c'était.
5. Le compte du client est mis à jour. Le paiement est enregistré et la facture est fermée. Le travail manuel se cache dans la saisie du paiement et dans la détermination de la ou des factures qu'il couvre, surtout quand un seul paiement en couvre plusieurs.
6. Le rapprochement est terminé. Ce que montre la banque concorde avec ce que montrent les livres. Le travail manuel se loge dans le rapprochement des dépôts et des factures, souvent dans un chiffrier et souvent en fin de mois.

L'automatisation ne supprime pas ces étapes. Elle change qui fait passer un paiement d'une étape à la suivante. L'objectif est que les étapes trois à six découlent du paiement lui-même, avec la facture visée déjà identifiée. Notre guide sur l'automatisation du cycle de paiement reprend la même idée pour les encaissements et les décaissements, et ce que l'automatisation des paiements change pour les équipes finance l'aborde du côté comptable.

Deux façons de demander le paiement : un lien de paiement par facture ou un relevé de compte

L'encaissement commence par la façon dont la demande de paiement parvient au client. Il peut démarrer de deux façons, et elles peuvent fonctionner côte à côte.

Un lien de paiement lié à une seule facture

Lorsqu'une facture est créée dans votre système comptable, un lien de paiement peut être généré déjà lié à cette facture. TIB Finance peut envoyer le lien au client par courriel, ou le renvoyer à votre logiciel pour que vous l'incluiez avec la facture. Le client ouvre le lien et paie en ligne, et le paiement est lié à cette facture dès le départ. Un paiement fait par ce lien peut être rapproché automatiquement de la facture, sans que personne ait à deviner à quoi servait l'argent. Cela convient aux factures de projet, aux ventes ponctuelles et aux clients qui paient chaque facture à mesure qu'elle arrive.

Un relevé de compte à partir duquel le client peut payer

Certains clients n'ont pas qu'une seule facture ouverte. Ils peuvent en avoir quatre, dont deux en retard. Pour ces clients, vous pouvez plutôt envoyer un relevé de compte. Avec TIB Finance, un relevé peut présenter les factures ouvertes d'un client; le client choisit celles qu'il veut payer, et un même paiement peut être lié à plusieurs d'entre elles, de sorte qu'il peut être rapproché automatiquement de ces factures.

Le relevé est utile parce que le client voit tout ce qui est ouvert au même endroit et décide de ce qu'il règle, au lieu d'envoyer un montant qui vous laisse deviner. Comme le paiement est lié aux factures sélectionnées, son rapprochement n'a pas à dépendre d'un avis de remise.

Les relevés sont l'endroit où vos propres systèmes comptent le plus. Ce qui est envoyé, qui l'envoie, la façon dont le client sélectionne les factures et la manière dont le paiement est comptabilisé dans votre système comptable dépendent tous des systèmes en cause; ce flux est donc mis en place avec chaque client au moyen d'une intégration avec l'API et les webhooks de TIB Finance. Des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles.

Comment le client paie : adapter le mode de paiement au client

La demande n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à offrir un mode qui convient au client. Notre guide sur le choix des bons modes de paiement pour les transactions B2B passe les options en détail, y compris celles propres au Canada. Voici comment elles s'appliquent aux comptes clients :

• Clients récurrents : le débit préautorisé (DPA) convient aux clients facturés selon un échéancier. Le client autorise une seule fois, dans une entente écrite ou acceptée électroniquement, et les encaissements suivants passent par le réseau TEF (transfert électronique de fonds) sans nouvelle demande chaque fois. Une autorisation valide doit rester au dossier; consultez notre guide du débit préautorisé et les règles sur les paiements récurrents au Canada.
• Paiements ponctuels et occasionnels : par un lien de paiement, le client peut payer en ligne par compte bancaire ou par carte. Le virement Interac est une option distincte : le client reçoit une demande pour le montant et l'approuve dans ses services bancaires en ligne, de sorte que le paiement reste en attente tant qu'il n'y a pas donné suite. Nos guides sur le virement Interac pour les entreprises et sur ACH contre Interac comparent les deux options.
• Clients qui préfèrent la carte : ils peuvent payer par carte au moyen d'un lien de paiement.

Les paiements bancaires exigent une dernière précaution. Un paiement bancaire peut être retourné plusieurs jours après sa soumission, par exemple pour fonds insuffisants ou compte fermé. Considérez un paiement bancaire comme en attente tant que son statut n'indique pas autre chose, et non comme final dès sa soumission.

Recevoir le statut du paiement dans votre système

Une demande de paiement n'est utile que si votre système apprend ce qu'il en est advenu. Chaque paiement a un statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné, que TIB Finance transmet par son API et par webhook lorsque la banque le signale. Ce n'est pas le même moment que celui où le client appuie sur « payer ». Une carte est approuvée ou refusée au moment de sa soumission, tandis qu'un paiement bancaire peut rester en attente et qu'un retour peut être signalé plusieurs jours plus tard. Une demande de virement Interac reste en attente tant que le client n'y a pas donné suite.

C'est pourquoi le statut compte plus que la soumission. Votre système comptable devrait garder la facture ouverte jusqu'à ce que le paiement soit confirmé comme payé. Notre guide des événements webhook explique comment ces notifications sont transmises.

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement est refusé ou retourné

Lorsqu'un paiement est refusé ou retourné, le statut l'indique et la facture reste ouverte. La suite revient à votre équipe : communiquer avec le client, envoyer un nouveau lien de paiement ou encaisser par un autre mode. TIB Finance ne reprend pas automatiquement les paiements refusés; une nouvelle tentative est donc une décision que quelqu'un prend.

Rapprocher les paiements et mettre à jour le compte du client

Une fois le paiement confirmé comme payé, il reste deux choses : l'enregistrer à la bonne facture ou aux bonnes factures, et le faire concorder avec la banque.

Rapprocher le paiement des factures

Un paiement fait par un lien lié à une facture, ou par un relevé où le client a sélectionné les factures à payer, est lié à ces factures. C'est ce qui permet de le rapprocher automatiquement de celles-ci. Un paiement visant trois factures sélectionnées peut être rapproché de ces trois factures, plutôt que de celles dont le total correspond par hasard au montant. Les paiements qui arrivent hors de ce parcours, comme un chèque ou un virement sans référence, ne sont pas rapprochés de cette façon et suivent votre processus habituel.

Fermer les factures et mettre à jour le solde

Lorsque le paiement est comptabilisé dans le système comptable, les factures qu'il couvre sont fermées, et le solde du client et sa balance âgée se mettent à jour comme pour n'importe quel paiement.

Avec TIB Finance, un système relié par son API et ses webhooks peut recevoir le statut de chaque paiement et l'enregistrer aux factures visées. La façon dont cette comptabilisation est mise en place dépend de votre système comptable et de votre processus : que chaque paiement soit révisé par une personne avant d'être comptabilisé, ou que les paiements rapprochés soient comptabilisés automatiquement, cela se décide de votre côté, au moment de bâtir l'intégration. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports, et quelqu'un les saisit.

Rapprocher ce qui reste

Les rapports listent les transactions et leurs statuts, de sorte que votre équipe peut faire le rapprochement avec les livres et traiter ce qui reste, comme les paiements retournés et les factures encore ouvertes. Le rapprochement peut devenir davantage une revue des exceptions qu'un travail de vérification ligne par ligne. Notre article sur l'intégration du traitement des paiements à un PGI (ERP) montre comment les paiements sont rapprochés dans le système de référence.

L'automatisation autour de votre système comptable actuel

Rien de tout cela ne remplace votre système comptable. QuickBooks, Sage, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 et NetSuite sont les systèmes de référence : ils créent les factures, tiennent les soldes et la balance âgée, et ferment les factures lorsque les paiements sont comptabilisés. TIB Finance n'émet pas de factures et ne tient pas vos livres. Elle exécute l'encaissement et rend compte de ce qui s'est passé, de sorte que le système que vous utilisez déjà garde la main sur les chiffres.

TIB Finance peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks. Le schéma général est le suivant : le système crée la facture, un lien de paiement ou un relevé est envoyé au client, et les statuts reviennent au système, les détails étant établis selon les systèmes et le processus de chaque client. Pour savoir pourquoi le système qui gère la transaction n'est pas celui qui déplace l'argent, consultez pourquoi votre logiciel d'affaires a besoin d'une couche de paiement. Les développeurs peuvent commencer par le guide d'intégration de l'API de paiement.

Avant de commencer, décidez quelle référence de facture accompagne chaque paiement, qui, le cas échéant, révise les paiements avant leur comptabilisation et qui s'occupe des paiements retournés.

Où TIB Finance intervient dans le cycle des comptes clients

TIB Finance, une plateforme canadienne d'automatisation des paiements, exécute les encaissements et les décaissements au moyen d'une seule plateforme et d'une seule API. Pour les comptes clients, les encaissements peuvent passer par le TEF, le DPA, le virement Interac et les cartes, le statut de chaque paiement est transmis par API et par webhook, et les rapports peuvent servir au rapprochement.

Si votre équipe passe encore sa semaine à envoyer des demandes de paiement et à rapprocher des paiements à la main, contactez notre équipe pour voir comment TIB Finance s'adapte à votre façon de facturer et d'encaisser aujourd'hui.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes clients?

L'automatisation des comptes clients relie les étapes entre la facturation d'un client et l'enregistrement du paiement : envoi de la demande de paiement, encaissement, réception du statut, mise à jour du compte du client et rapprochement. Votre système comptable reste le système de référence, et l'automatisation réduit le travail manuel qui l'entoure.

Comment automatiser l'encaissement des factures?

Envoyez chaque facture avec un moyen de la payer, comme un lien de paiement lié à la facture, et envoyez un relevé de compte aux clients qui ont plusieurs factures ouvertes. Encaissez par le mode qui convient à chaque client, recevez le statut du paiement par l'API ou les webhooks, et enregistrez le paiement à sa facture dans votre système comptable.

Puis-je envoyer un lien de paiement avec une facture?

Oui. Avec TIB Finance, un lien de paiement peut être généré déjà lié à une facture. TIB Finance peut envoyer le lien au client par courriel, ou le renvoyer pour que votre propre logiciel l'inclue avec la facture. Un paiement fait par ce lien peut être rapproché automatiquement de la facture.

Les clients peuvent-ils payer plusieurs factures en une fois à partir d'un relevé de compte?

Oui. Avec TIB Finance, un relevé de compte peut présenter les factures ouvertes d'un client; le client choisit celles qu'il veut payer, et un même paiement peut être lié à plusieurs d'entre elles, de sorte qu'il peut être associé automatiquement à ces factures. Comme tout flux relié à votre système comptable, il est mis en place selon vos systèmes et votre processus, au moyen d'une intégration avec l'API et les webhooks de TIB Finance.

Quelle est la différence entre un lien de paiement et un relevé de compte?

Un lien de paiement est lié à une seule facture et convient au client qui paie chaque facture à mesure qu'elle arrive. Avec TIB Finance, un relevé de compte peut présenter les factures ouvertes du client, qui choisit lesquelles payer, et un même paiement peut être lié à plusieurs d'entre elles. Dans les deux cas, le paiement est lié à la ou aux factures visées, et les deux se relient à vos systèmes par l'API et les webhooks de TIB Finance.

Comment rapprocher les paiements des factures?

Avec TIB Finance, un paiement fait par un lien lié à une facture, ou par un relevé où le client a sélectionné les factures, est lié à ces factures et peut donc être rapproché automatiquement de celles-ci. Les paiements faits hors de ce parcours, comme un chèque, ne sont pas rapprochés de cette façon et suivent votre processus habituel. La comptabilisation d'un paiement rapproché dans votre système comptable fait partie de l'intégration établie selon vos systèmes.

Comment mon système comptable sait-il qu'un paiement a été fait?

TIB Finance transmet le statut de chaque paiement, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné, par son API et par webhook lorsque la banque le signale. Un système comptable relié peut utiliser ces statuts pour enregistrer le paiement aux factures visées. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports.

Que se passe-t-il lorsque le paiement bancaire d'un client est retourné?

Si un paiement bancaire ne peut pas être mené à terme, par exemple pour fonds insuffisants ou compte fermé, la banque le retourne, ce qui peut prendre plusieurs jours. TIB Finance transmet le statut lorsque la banque le signale, et la facture reste ouverte. Les paiements refusés ne sont pas retentés automatiquement; la suite revient donc à votre équipe.

L'automatisation des comptes clients remplace-t-elle QuickBooks, Sage ou SAP?

Non. QuickBooks, Sage, SAP Business One, Dynamics 365 et NetSuite restent vos systèmes de référence pour les factures, les soldes et la balance âgée. TIB Finance exécute l'encaissement et rend compte du résultat, et elle peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks.

Quels modes de paiement les clients peuvent-ils utiliser pour payer une facture?

Avec TIB Finance, les encaissements peuvent passer par le TEF, le DPA, le virement Interac et les cartes. Les clients récurrents peuvent payer par débit préautorisé, et un lien de paiement permet au client de payer en ligne par compte bancaire ou par carte. Un client peut aussi recevoir une demande de virement Interac, qui reste en attente tant qu'il n'y a pas donné suite dans ses services bancaires en ligne.