L'automatisation des paiements pour les gestionnaires immobiliers : le loyer encaissé, associé au bon immeuble et à la bonne unité, rapproché dans votre système

Automatisation des paiements

L'automatisation des paiements pour les gestionnaires immobiliers : le loyer encaissé, associé au bon immeuble et à la bonne unité, rapproché dans votre système

L'automatisation des paiements pour les gestionnaires immobiliers, c'est encaisser le loyer de nombreux locataires dans de nombreux immeubles, chaque paiement étant lié à la bonne unité et au bon immeuble, et chaque résultat étant ramené dans le système que vous utilisez déjà. Le loyer est l'un des paiements les plus réguliers qu'une entreprise encaisse. Ce qui est difficile, ce n'est que rarement l'encaissement lui-même. C'est de savoir, chaque mois, quel paiement appartient à quel locataire, à quelle unité et à quel immeuble, et ce qui est arrivé à ceux qui ne sont pas passés.

Cet article suit un mois de loyer du côté de l'encaissement. Il s'adresse aux sociétés de gestion immobilière, et aux plateformes logicielles qui les servent, dont les équipes gèrent le loyer de nombreux immeubles et veulent que ce cycle demande moins de vérifications manuelles. Il traite de l'encaissement du loyer et du rapprochement de chaque paiement avec le bon locataire, la bonne unité et la bonne charge.

Dans cet article, vous désigne la plateforme logicielle. Vos clients sont les sociétés de gestion qui utilisent le logiciel, leurs comptes sont les propriétés ou immeubles qu'elles gèrent, avec un compte bancaire chacun, et leurs clients sont les locataires qui paient le loyer.

Le loyer est un cycle mensuel

Encaisser le loyer d'un seul immeuble se fait à la main. Le travail grandit avec chaque immeuble ajouté, et plusieurs éléments le rendent plus difficile qu'il n'y paraît.

• Il se répète. Les mêmes locataires paient de nouveau chaque mois, si bien que les petites étapes manuelles se répètent des centaines de fois.
• Les locataires paient de façons différentes. Certains préfèrent un débit de compte bancaire, d'autres Interac, d'autres une carte.
• L'argent doit rester avec la bonne propriété. Le loyer encaissé pour un immeuble ne doit pas se mélanger à celui d'un autre.
• Deux registres doivent concorder. Votre système contient le bail, l'unité et le montant dû. Les paiements doivent y apparaître, au bon locataire et au bon mois.
• Certains paiements ne passent pas. Quand c'est le cas, quelqu'un doit savoir de quel locataire, de quelle unité et de quel mois il s'agit.

Cet article s'intéresse à la structure qui garde tout le cycle mensuel rapproché. Si vous encaissez plus généralement contre des factures, notre guide sur l'automatisation des comptes clients couvre ce modèle.

Un paiement de loyer, cinq étapes

Suivez le loyer d'un locataire pour un mois. Les étapes ci-dessous montrent ce que fait votre système et ce dont TIB Finance s'occupe.

Étape 1 : le loyer est encaissé

Ce dont TIB Finance s'occupe : les locataires peuvent payer leur loyer de trois façons, qui se complètent sur une même plateforme.

• Débit de compte bancaire. Un locataire paie depuis son compte bancaire par EFT, y compris par débit préautorisé (PAD). Pour un débit qui se répète chaque mois, l'accord du locataire est nécessaire, et un débit mensuel peut ensuite être programmé pour se répéter. Nos guides sur les débits préautorisés et sur les paiements récurrents au Canada expliquent ce que cet accord implique.
• Interac. Interac est une façon de payer familière au Canada, offerte à côté des autres modes. Consultez notre guide du virement Interac pour entreprises.
• Carte de crédit. Certains locataires préfèrent payer par carte, et elle est offerte à côté des autres.

Ce n'est pas un choix que vous faites une fois pour tout le monde. Les locataires préfèrent des façons de payer différentes, et les avoir sur une même plateforme donne un seul processus à votre équipe, peu importe la façon dont un locataire paie. Les modes offerts peuvent être réglés client par client.

Ce que fait votre équipe : vous décidez où le paiement du loyer apparaît dans votre produit ou votre processus. Le lien de paiement peut être renvoyé à votre système, ou TIB Finance peut l'envoyer par courriel au locataire.

Bon à savoir : le locataire voit un lien de paiement ou une page de paiement préremplie, il n'a donc pas à retaper le montant ni les détails de la charge. La page de paiement affiche le nom du compte auquel le loyer est versé.

Étape 2 : lié au bail et à l'unité

Ce que fait votre équipe : votre système sait déjà qui doit quoi : le locataire, l'unité, le bail, le montant mensuel. Quand le loyer est dû, votre système crée le paiement par l'API et le lie à une de vos références, comme un numéro de bail, un identifiant d'unité ou une charge de loyer pour un mois donné. Le montant vient de votre système.

Ce dont TIB Finance s'occupe : chaque locataire est enregistré sous la société de gestion qu'il paie, avec la langue qu'il préfère, le français ou l'anglais. La référence que vous fournissez reste avec le paiement de sa création jusqu'à son résultat, si bien que le paiement garde son lien avec la charge à laquelle il répond.

Bon à savoir : la référence est ce qui fait fonctionner le reste du cycle. Un paiement sans référence vous dit que de l'argent est arrivé. Un paiement avec une référence vous dit pour quel locataire, quelle unité et quel mois il était.

Étape 3 : gardé avec le bon immeuble

C'est l'étape qui compte le plus quand une plateforme gère le loyer de nombreux immeubles. TIB Finance est structuré en couches, pour qu'une seule connexion puisse servir de nombreux clients sans que rien ne se mélange.

Ce dont TIB Finance s'occupe : un paiement est créé sous le bon client et le bon compte, il va donc au compte bancaire de l'immeuble auquel il appartient. Le loyer d'un immeuble va au compte bancaire de cet immeuble, et celui d'un autre va à un autre. Les locataires d'un client restent sous ce client, et les paiements d'un client restent séparés de ceux d'un autre.

Ce que fait votre équipe : vous décidez comment vos clients, leurs immeubles et leurs locataires apparaissent dans votre produit. Cette structure est un exemple. Elle suit la façon dont votre plateforme et vos clients sont organisés, et elle peut être configurée autrement quand vos clients sont organisés autrement. La section sur la structure en couches de notre page des solutions montre la structure avec des exemples en gestion immobilière et en gestion de prêts.

Étape 4 : chaque paiement a son propre statut

Chaque paiement de loyer a son propre statut, comme en attente, payé, échoué ou retourné. Un locataire qui a payé ne cache pas un locataire dont le paiement n'est pas passé, car chacun est un paiement distinct avec son propre résultat.

Quand un paiement échoue ou est retourné, le statut montre l'erreur ou le retour pour ce paiement précis. Comme le paiement porte votre référence, vous voyez de quel locataire, de quelle unité et de quel mois il s'agit sans fouiller dans des lignes bancaires. TIB Finance ne relance pas automatiquement un paiement échoué. Ce qu'il faut faire ensuite, que ce soit communiquer avec le locataire, créer un nouveau paiement ou régler la situation autrement, est une décision qui revient à vous et à votre client.

Étape 5 : rapproché dans votre système

Le statut de chaque paiement parvient à votre système par l'API, et par webhook, c'est-à-dire une notification quand le statut d'un paiement change. Votre système le reçoit et le reflète dans vos propres registres : la charge de loyer apparaît comme payée, ou le mois de l'unité comme retourné. Le rapprochement fonctionne parce que le paiement porte la référence que vous lui avez donnée à sa création.

C'est le rapprochement qui compte pour le loyer : chaque paiement relié au locataire et à la charge dans le système que vous utilisez déjà, sans que quelqu'un doive le reconstituer à partir d'un relevé bancaire. Le rapprochement s'applique aux paiements liés à une référence que vous fournissez. Notre guide du rapprochement automatisé des paiements explique en détail comment cela fonctionne.

Testez d'abord dans le bac à sable

Avant tout vrai paiement de loyer, essayez les étapes dans le bac à sable, un environnement distinct pour tester en toute sécurité. Créez un paiement pour un locataire de test, liez-le à une référence et vérifiez comment vos écrans et vos registres traitent chaque statut reçu.

La documentation pour développeurs est le point de départ. Notre guide pour tester les intégrations de paiement présente la méthode, et le guide d'intégration de l'API de paiement est un bon point de départ pour les développeurs.

Ce qui reste à vous

Relier l'encaissement du loyer à TIB Finance ne change pas qui gère votre processus. Ceci reste à vous :

• Votre système et vos registres. Le bail, l'unité, le montant dû et l'historique restent dans le système que vous utilisez déjà.
• Vos relations. Les échanges avec vos clients et avec les locataires.
• Ce que vous montrez. Quels statuts apparaissent dans vos écrans, et de quelle façon.
• Ce qui se passe après un paiement échoué ou retourné. C'est une décision qui revient à vous et à votre client.

Par où commencer

Commencez petit : un client, une propriété et un mois de loyer. Faites-le passer par les cinq étapes dans le bac à sable, puis reliez votre système par l'API et les webhooks. TIB Finance peut se relier ainsi aux systèmes d'une plateforme, et la connexion est mise en place client par client, autour de votre système et de votre processus. Ensuite, d'autres propriétés et d'autres clients suivent la même structure.

Pour la vue plateforme, consultez notre page sur les paiements pour plateformes et notre article sur la façon dont les entreprises de logiciels ajoutent les paiements. Si vous travaillez aussi avec le prêt, il y a l'automatisation des paiements pour les prêteurs. Pour le travail manuel que cela remplace, consultez les tâches bancaires manuelles dont vous pouvez vous passer.

Si vous cherchez comment cela s'intègre à votre façon d'encaisser le loyer aujourd'hui, communiquez avec notre équipe pour discuter de votre système et de votre processus.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'automatisation des paiements pour les gestionnaires immobiliers?

C'est encaisser le loyer de nombreux locataires dans de nombreux immeubles, chaque paiement étant lié à la bonne unité et à la bonne propriété, et chaque résultat étant ramené dans le système que vous utilisez déjà. Le but est de réduire les vérifications manuelles qu'entraîne le rapprochement mensuel des paiements de loyer avec les baux.

Comment les locataires peuvent-ils payer leur loyer?

Par débit de compte bancaire (EFT, y compris le débit préautorisé), par Interac ou par carte de crédit. Ces modes sont offerts côte à côte et se complètent sur une même plateforme, pour que les locataires paient comme ils le préfèrent.

Le loyer peut-il être encaissé automatiquement chaque mois?

Pour les débits bancaires récurrents, le locataire donne son accord, et le débit peut ensuite être programmé pour se répéter. Votre système peut aussi créer le loyer de chaque mois comme un paiement distinct par l'API. Dans les deux cas, chaque paiement a son propre statut.

Comment chaque paiement est-il associé au bon locataire et à la bonne unité?

Votre système crée le paiement par l'API et le lie à une de vos références, comme un numéro de bail, un identifiant d'unité ou une charge de loyer pour un mois. La référence reste avec le paiement, ce qui permet d'inscrire le résultat au bon locataire et à la bonne charge dans votre système.

Comment le loyer est-il gardé avec le bon immeuble?

Chacun de vos clients est configuré sous vous, avec ses comptes, comme des propriétés ou des immeubles. Chaque compte a son propre compte bancaire, un paiement va donc au compte bancaire de la propriété à laquelle il appartient. Les locataires et les paiements d'un client restent séparés de ceux d'un autre.

Que se passe-t-il quand un paiement de loyer échoue ou est retourné?

Le paiement affiche un statut d'échec ou de retour, rattaché à ce paiement précis. Comme il porte votre référence, vous voyez de quel locataire, de quelle unité et de quel mois il s'agit, et la suite est une décision qui revient à vous et à votre client.

Comment notre système apprend-il ce qui est arrivé à un paiement?

Chaque paiement a un statut, comme en attente, payé, échoué ou retourné. TIB Finance transmet le statut par l'API et par webhook, c'est-à-dire une notification quand le statut d'un paiement change, pour que vos propres registres reflètent le résultat.

TIB Finance peut-il se relier à notre système de gestion immobilière?

TIB Finance peut se relier aux systèmes d'une plateforme par son API et ses webhooks. La connexion est mise en place client par client, autour de votre système et de votre processus, plutôt que par un connecteur intégré.

Peut-on tester avant d'encaisser de vrais loyers?

Oui. Le bac à sable est un environnement distinct pour tester avant tout vrai paiement. C'est l'endroit pour vérifier comment votre système traite chaque statut reçu.

Est-ce que cela change la façon dont nous gérons les baux et les locataires?

Non. Votre système reste le registre des baux, des unités et des montants dus, et vous gardez vos relations avec vos clients et les locataires. TIB Finance se situe du côté du paiement et renvoie les résultats à votre système.