Comment fonctionne le rapprochement automatisé des paiements : du lien de paiement à la facture rapprochée

Automatisation des paiements

Comment fonctionne le rapprochement automatisé des paiements : du lien de paiement à la facture rapprochée

Le rapprochement consiste à démontrer que la banque et les livres concordent. Le problème, c'est qu'ils décrivent rarement l'argent sous la même forme. La banque affiche des dépôts et des retours, une ligne à la fois. Les livres affichent des factures, chacune avec son numéro, son client et son solde. Quelqu'un doit relier les deux, et ce quelqu'un a généralement un chiffrier.

Ce guide suit un seul paiement, du moment où il est demandé jusqu'au moment où il est enregistré. Il examine où chaque étape pose habituellement problème quand elle est faite à la main, et ce qui change lorsque le paiement transporte son propre contexte en cours de route. Il s'adresse aux gestionnaires des finances, des comptes clients et des comptes fournisseurs, aux contrôleurs et aux propriétaires qui veulent une fermeture plus claire sans agrandir l'équipe.

Pourquoi le rapprochement est difficile

La difficulté n'est pas arithmétique. Les renseignements nécessaires pour rapprocher un paiement sont dispersés et souvent manquants au moment où quelqu'un les cherche.

• Les formes ne concordent pas. Une ligne bancaire est un montant accompagné d'une courte description. Les livres contiennent de nombreuses factures. Un client peut payer deux factures par un seul virement, ou une facture en deux parties, et la ligne bancaire ne dit pas lesquelles.
• La référence se perd. Le numéro de facture se trouve dans le système comptable. Quand l'argent circule, il ne l'a peut-être pas accompagné, et le rapprochement se rabat sur les montants et les noms.
• Les résultats ne sont pas tous connus d'un coup. Un paiement est créé, puis il est signalé comme payé ou comme retourné.
• Les exceptions se cachent dans le volume. Les quelques éléments qui demandent du jugement sont noyés parmi ceux qui n'en demandent pas, et ils n'apparaissent qu'à la fermeture.

Notre guide sur les tâches bancaires manuelles à abandonner énumère les ressaisies et les vérifications qui en découlent. Cet article suit un fil de cette trame, du paiement à la facture rapprochée, plus en profondeur.

Un paiement, quatre étapes

Imaginez un paiement de client qui traverse quatre étapes. Chacune a une version manuelle et une version reliée.

Étape 1 : lier le paiement à la facture dès sa création

Où le travail manuel pose problème : la facture part en PDF, et le client paie par la voie qui lui convient, par virement ou avec un mot dans un courriel, et le numéro de facture y figure ou non. Quelqu'un doit ensuite deviner à quelle facture correspondait le paiement.

Ce qui change : avec TIB Finance, un lien de paiement peut être généré déjà lié à une facture. TIB Finance peut envoyer le lien au client par courriel, ou le retourner à votre logiciel pour que vous l'envoyiez avec la facture. Quand le client paie par ce lien, le paiement sait déjà à quelle facture il appartient, et il peut donc être rapproché automatiquement de cette facture. Le rapprochement cesse d'être une enquête, puisque la réponse a été jointe dès le départ. Notre guide sur l'automatisation des comptes clients présente le lien, et les autres façons de demander un paiement, plus en détail.

À savoir : c'est vous qui décidez de la part de rapprochement que vous révisez. Les paiements peuvent être rapprochés automatiquement de leurs factures, ou votre équipe peut d'abord réviser les correspondances.

Étape 2 : suivre le statut jusqu'au résultat

Où le travail manuel pose problème : la seule façon de savoir ce qui est arrivé à un paiement est d'ouvrir le portail bancaire et de regarder, ou d'attendre le relevé. Un paiement qui semble terminé ne l'est peut-être pas, et un paiement qui semble manquant n'a peut-être simplement pas été signalé.

Ce qui change : chaque paiement a son propre statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné. Vous pouvez le voir dans le portail de TIB Finance, et il est transmis par l'API et par webhook, c'est-à-dire par une notification lorsque le statut d'un paiement change. Les transactions et leurs statuts sont aussi accessibles dans les rapports. Notre guide sur les événements webhook explique en général comment ces notifications fonctionnent.

À savoir : un paiement bancaire peut rester en attente jusqu'à ce que la banque signale un résultat, la facture devrait donc rester ouverte tant que le statut n'indique pas payé.

Étape 3 : inscrire le résultat dans votre système comptable

Où le travail manuel pose problème : quelqu'un tape chaque paiement dans le système comptable au nom d'un client, puis détermine quelle facture ou quelles factures il couvre. C'est lent, et un chiffre inversé ou un mauvais client s'introduit facilement et se retrouve difficilement.

Ce qui change : TIB Finance peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks. Un système relié peut recevoir le statut de chaque paiement et enregistrer le paiement à la facture pour laquelle il a été créé. La connexion est mise en place comme une intégration, construite autour de vos systèmes et de votre processus. Les développeurs peuvent commencer par le guide d'intégration de l'API de paiement.

À savoir : les paiements peuvent être rapprochés et inscrits automatiquement, ou votre équipe peut d'abord réviser chacun. Les deux sont possibles, et c'est à vous de choisir. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports, et quelqu'un les saisit. Dans les deux cas, le système comptable reste le système de référence. Pour une vue d'ensemble de la façon dont tout cela s'intègre à vos logiciels actuels, voir comment l'automatisation des paiements aide les équipes comptables et finance.

Étape 4 : ne réviser que les exceptions

Où le travail manuel pose problème : les exceptions se découvrent en fin de mois, quand on aligne les lignes bancaires et les factures et que quelques-unes ne cadrent pas. Chacune doit alors être retracée à rebours dans les courriels et les relevés, quand les détails sont difficiles à retrouver.

Ce qui change : quand les paiements sont liés à leur facture et portent un statut, il reste moins de choses à réviser. À partir des statuts et des rapports, votre équipe peut dresser une courte liste de ce qui demande une personne. Quelques exemples typiques :

• Un paiement retourné. Le statut retourné est présenté avec le paiement, le client et la facture concernés, et la facture peut rester ouverte. Vous le voyez dans TIB Finance plutôt que de le découvrir sur un relevé.
• Un paiement refusé. Vous voyez quel paiement a échoué, de quel client et pour quelle facture, avec l'erreur ou le statut refusé, il est donc clair que le paiement n'a pas abouti et que la facture attend toujours.

Le but n'est pas de faire disparaître les exceptions. C'est que chacune porte un statut et sa facture, et que votre équipe traite une courte liste plutôt que tout le mois. La suite, qu'il s'agisse de joindre le client, d'envoyer un nouveau lien de paiement ou d'encaisser autrement, reste une décision de votre équipe.

Du côté des fournisseurs

Une idée semblable s'applique lorsque vous payez des fournisseurs, sous une forme plus simple. Avec TIB Finance, les paiements aux fournisseurs se font par TEF (transfert électronique de fonds), entre deux comptes bancaires : le vôtre et celui du fournisseur. Chacun est configuré comme un encaissement lancé au nom du fournisseur, de sorte que les fonds sont tirés de votre compte vers le sien.

Deux détails aident les livres. Vous ajoutez le fournisseur avec un nom et une adresse courriel, et le fournisseur reçoit un lien vers la page sécurisée de TIB Finance où il inscrit lui-même les coordonnées de son compte bancaire, la première fois seulement, si bien que personne ne ressaisit de coordonnées bancaires. Le fournisseur obtient aussi une vue en lecture seule du statut du paiement dans le portail. Vous pouvez aussi suivre le statut de chaque paiement, ce qui réduit les échanges au sujet du statut d'un paiement. Notre guide sur l'automatisation des comptes fournisseurs présente ce volet.

Ce qui reste à votre équipe

Le rapprochement automatisé déplace le travail. Il ne déplace pas la responsabilité. Deux choses restent comme elles sont :

• Votre système comptable reste la référence. C'est là que vivent les factures, les soldes et l'ancienneté des comptes. TIB Finance exécute le paiement et rend compte du résultat, et ne tient pas vos livres.
• Votre équipe fait la révision et la fermeture. Les exceptions demandent une personne, et la fermeture reste la vôtre. Le but est une liste plus courte, pas une liste vide.

Par où commencer

Commencez là où le rapprochement est le plus difficile. Si ce sont les paiements des clients pour leurs factures, envoyez votre prochain lot de factures avec un lien de paiement lié à chacune, et observez comment le rapprochement change. Décidez ensuite si vous reliez votre système comptable ou si vous commencez par les rapports. Pour le cycle complet, encaissements et paiements aux fournisseurs ensemble, voir notre guide sur l'automatisation du cycle de paiement.

Quatre éléments de TIB Finance, une plateforme canadienne d'automatisation des paiements, sont derrière cette approche :

Si le rapprochement des paiements en fin de mois prend beaucoup de temps à votre équipe, communiquez avec notre équipe pour voir comment TIB Finance s'adapte à votre façon d'encaisser, de payer et de rapprocher.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le rapprochement des paiements?

Le rapprochement des paiements consiste à confirmer que les paiements enregistrés dans votre système comptable concordent avec ce que la banque affiche réellement, et que chaque paiement est rapproché de la facture qu'il visait. Il se fait habituellement en fin de mois, et c'est là que les écarts sont trouvés et expliqués.

Pourquoi le rapprochement des paiements prend-il autant de temps?

Parce que la banque et les livres décrivent le même argent sous des formes différentes. Une ligne bancaire est un montant accompagné d'une courte description, alors que les livres contiennent de nombreuses factures. Quand la référence de la facture n'est pas jointe au paiement, le rapprochement se rabat sur les montants et les noms, et les exceptions n'apparaissent qu'à la fermeture.

Comment un paiement peut-il être rapproché automatiquement d'une facture?

En le liant à la facture dès sa création. Avec TIB Finance, un lien de paiement peut être généré déjà lié à une facture, de sorte qu'un paiement fait par ce lien sait déjà à quelle facture il appartient et peut être rapproché automatiquement de cette facture.

Puis-je réviser les rapprochements, ou les paiements sont-ils rapprochés automatiquement?

Les deux. Les paiements liés à une facture, comme ceux faits par un lien de paiement généré pour cette facture, peuvent être rapprochés automatiquement, ou votre équipe peut choisir de réviser d'abord les rapprochements. Le choix vous appartient.

Comment mon système comptable apprend-il qu'un paiement a été fait?

Chaque paiement a un statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné. TIB Finance le transmet par son API et par webhook, c'est-à-dire par une notification lorsque le statut d'un paiement change. Un système comptable relié peut l'utiliser pour enregistrer le paiement à la facture pour laquelle il a été créé. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports.

TIB Finance peut-elle se connecter à QuickBooks, Sage, SAP, Dynamics ou NetSuite?

Oui. TIB Finance peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks. La connexion est mise en place comme une intégration autour de vos systèmes et de votre processus. Votre système comptable reste le système de référence.

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement est retourné ou refusé?

Le statut refusé ou retourné vous est visible, dans le portail ainsi que par l'API et par webhook, et la facture peut rester ouverte. La suite, par exemple joindre le client, envoyer un nouveau lien de paiement ou encaisser autrement, revient à votre équipe.

Qu'est-ce qui reste à mon équipe lors du rapprochement?

Votre équipe garde la révision et la fermeture. Les paiements retournés ou refusés sont présentés avec la facture et le client concernés, ce qui permet de voir quel paiement a échoué et pour quelle facture. Vous pouvez choisir de réviser vous-mêmes les rapprochements entre paiements et factures, ou de les faire rapprocher automatiquement. Votre système comptable reste la référence, et la suite à donner à toute exception, y compris un client qui paie moins que le montant de la facture, est une décision de votre équipe.

Comment les paiements aux fournisseurs sont-ils suivis?

Les paiements aux fournisseurs se font par TEF entre deux comptes bancaires, configurés comme un encaissement lancé au nom du fournisseur. Chaque paiement a un statut que vous pouvez suivre, et le fournisseur obtient une vue en lecture seule du statut dans le portail. Le fournisseur inscrit lui-même les coordonnées de son compte bancaire par un lien sécurisé, la première fois seulement.

Par où devrions-nous commencer?

Commencez par les paiements des clients pour leurs factures. Envoyez vos prochaines factures avec un lien de paiement lié à chacune et voyez comment le rapprochement change, puis décidez si vous reliez votre système comptable ou si vous commencez par les rapports.