10 tâches bancaires manuelles à abandonner : une liste de vérification pour les équipes finance

Automatisation des paiements

10 tâches bancaires manuelles à abandonner : une liste de vérification pour les équipes finance

Regardez les onglets qu'une équipe des finances garde ouverts et vous y trouverez souvent un portail bancaire, un chiffrier et le système comptable, avec une personne qui transporte des chiffres de l'un à l'autre. Chaque tâche ne représente que quelques minutes de ressaisie, de vérification ou de rapprochement, mais elles reviennent.

Ce guide est une liste de vérification de dix d'entre elles. Pour chaque tâche, il montre à quoi ressemble la version manuelle, ce qui la remplace avec TIB Finance et ce qui reste à votre équipe. Il s'adresse aux gestionnaires des finances, des comptes fournisseurs et des comptes clients, aux contrôleurs et aux propriétaires d'entreprises canadiennes qui travaillent en bonne partie à partir de portails bancaires et de chiffriers.

Comment utiliser cette liste : parcourez les dix tâches et cochez celles que votre équipe fait encore à la main. Commencez ensuite par celle qui prend le plus de temps. Il n'est pas nécessaire de tout changer d'un coup, et la dernière section explique par où commencer.

Payer les fournisseurs : trois tâches à abandonner

Ces trois tâches se situent entre une facture approuvée et un fournisseur payé. Avec TIB Finance, les paiements aux fournisseurs se font par TEF (transfert électronique de fonds), de votre compte bancaire au compte bancaire du fournisseur. En coulisses, chaque paiement à un fournisseur est configuré comme un encaissement lancé au nom du fournisseur; le résultat est le même. Notre guide sur les paiements ACH et TEF explique ce circuit.

1. Ressaisir les factures approuvées dans un portail bancaire

À la main aujourd'hui : on ouvre une facture approuvée, on tape le fournisseur, le montant et le numéro de facture dans le portail bancaire, puis on marque la facture fournisseur comme payée dans le système comptable.

Avec TIB Finance : vous créez le paiement avec le montant et les détails de la facture, ou, une fois votre système comptable relié par l'API, il envoie l'instruction. TIB Finance l'exécute, de sorte que le même montant n'est pas tapé dans un deuxième écran.

Reste à votre équipe : votre système comptable continue de décider quelles factures sont approuvées, ce qui est payé, à qui et quand. Voir aussi l'automatisation des comptes fournisseurs.

2. Recueillir et ressaisir par courriel les coordonnées bancaires des fournisseurs

À la main aujourd'hui : les coordonnées bancaires arrivent par courriel ou sur un formulaire, quelqu'un les tape dans le portail bancaire ou dans la fiche du fournisseur, et un chiffre inversé peut n'apparaître que des jours plus tard, sous la forme d'un paiement retourné.

Avec TIB Finance : vous ajoutez le fournisseur avec seulement un nom et une adresse courriel. Le fournisseur reçoit un courriel avec un lien vers la page sécurisée de TIB Finance et inscrit lui-même les coordonnées de son compte bancaire, la première fois seulement. Un compte TIB Finance en lecture seule est aussi créé pour le fournisseur, qui peut ainsi suivre le statut du paiement dans le portail, et il peut, s'il le souhaite, compléter l'intégration pour obtenir un compte complet.

Reste à votre équipe : votre propre processus pour confirmer un nouveau fournisseur ou un changement de coordonnées bancaires continue de s'appliquer. Cela change qui tape les chiffres, pas qui en est responsable.

3. Rédiger et poster des chèques

À la main aujourd'hui : un chèque est rédigé, signé et posté, puis il faut en suivre l'encaissement et le rapprocher du relevé bancaire.

Avec TIB Finance : les fournisseurs sont payés par TEF, d'un compte bancaire à un autre. Pour les paiements faits ainsi, il n'y a aucun chèque à imprimer, à signer ou à poster, et chaque paiement a un statut que vous pouvez suivre.

Reste à votre équipe : décider qui est payé et quand, et faire le suivi auprès d'un fournisseur lorsqu'un paiement n'aboutit pas.

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4. Répondre aux appels et aux courriels sur la façon de payer une facture

À la main aujourd'hui : une facture part en PDF sans moyen de la payer. Le client appelle pour obtenir des coordonnées bancaires ou dit qu'un chèque est en route, et quelqu'un fait un suivi.

Avec TIB Finance : un lien de paiement peut être généré déjà associé à la facture. TIB Finance peut envoyer le lien au client par courriel, ou le remettre à votre logiciel pour que vous l'envoyiez avec la facture. Pour les clients qui paient selon un calendrier, le débit préautorisé (DPA) leur permet d'autoriser une seule fois, et les encaissements suivants passent par le circuit TEF sans nouvelle demande chaque fois. Un payeur qui préfère le virement Interac peut recevoir une demande et l'approuver dans son propre service bancaire en ligne. Voir aussi l'automatisation des comptes clients.

Reste à votre équipe : décider qui contacter au sujet des factures en souffrance et quoi faire ensuite. Pour les encaissements par DPA, une autorisation valide doit demeurer au dossier.

5. Émettre des remboursements depuis le portail bancaire

À la main aujourd'hui : une demande de remboursement se trouve dans un courriel ou dans le système comptable, les coordonnées du client sont ressaisies dans le portail bancaire, et quelqu'un le rattache plus tard à la vente d'origine.

Avec TIB Finance : une fois votre système relié par l'API, un remboursement peut être déclenché directement depuis le système qui a enregistré la vente d'origine, au lieu d'être une étape manuelle distincte.

Reste à votre équipe : décider si un remboursement est accordé, et pour quel montant.

Savoir ce qui s'est passé : deux tâches à abandonner

6. Ouvrir une session dans le portail bancaire pour vérifier si un paiement est passé

À la main aujourd'hui : quelqu'un ouvre une session, fait défiler les transactions à la recherche du paiement, ou attend l'arrivée du relevé.

Avec TIB Finance : chaque paiement a son propre statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné, que vous pouvez voir dans le portail de TIB Finance. Le même statut est transmis par l'API et par webhook lorsque la banque le signale, et les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports. Notre guide sur les événements webhook explique comment ces notifications sont transmises.

Reste à votre équipe : un paiement bancaire peut rester en attente jusqu'à ce que la banque signale un résultat; la facture doit donc rester ouverte jusqu'à ce que le statut indique payé, et un retour bancaire peut encore être signalé plus tard.

7. Découvrir des jours plus tard qu'un paiement a été retourné

À la main aujourd'hui : un retour est découvert des jours plus tard, quand un client appelle, qu'un fournisseur pose la question ou que le relevé est révisé, puis il faut le rattacher à la bonne facture.

Avec TIB Finance : le statut du paiement l'indique, comme refusé ou retourné, et la facture peut rester ouverte. Un retour bancaire peut être signalé plusieurs jours après la création du paiement; vous le voyez donc dans le statut lorsque la banque le signale.

Reste à votre équipe : la suite est une décision de votre équipe : communiquer avec le client ou le fournisseur, envoyer un nouveau lien de paiement, confirmer les coordonnées bancaires ou encaisser autrement. TIB Finance ne retente pas automatiquement les paiements refusés; une nouvelle tentative est donc une décision que quelqu'un prend.

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8. Ressaisir les paiements des clients dans le système comptable

À la main aujourd'hui : chaque paiement est saisi au dossier d'un client, et quelqu'un détermine quelle ou quelles factures il couvre.

Avec TIB Finance : un système relié par l'API et les webhooks de TIB Finance peut recevoir le statut de chaque paiement et appliquer le paiement à la facture pour laquelle il a été créé. Un paiement fait par un lien de paiement généré déjà associé à une facture est rapproché automatiquement de cette facture.

Reste à votre équipe : que chaque paiement soit révisé par une personne avant d'être comptabilisé, cela se décide de votre côté, au moment de construire l'intégration. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports, et quelqu'un les saisit.

9. Rapprocher les dépôts bancaires et les factures dans un chiffrier en fin de mois

À la main aujourd'hui : en fin de mois, les lignes de la banque vont dans une colonne, les factures dans une autre, et quelqu'un les apparie selon le montant en espérant que rien ne cloche.

Avec TIB Finance : les paiements faits par un lien associé à une facture portent cette facture avec eux; ils peuvent donc être rapprochés de celle-ci dès le départ. Pour le reste, les rapports de transactions et de statuts donnent à votre équipe de quoi faire le rapprochement, de sorte que la fin de mois peut devenir davantage une révision des exceptions qu'un exercice d'appariement.

Reste à votre équipe : les paiements qui arrivent en dehors de ce parcours, comme un chèque ou un virement sans référence, suivent votre processus habituel, et votre équipe fait toujours le rapprochement et la clôture.

10. Ressaisir la même transaction dans deux systèmes

À la main aujourd'hui : une vente ou une facture est saisie dans le système comptable, puis de nouveau dans le portail bancaire, et parfois une troisième fois dans un chiffrier.

Avec TIB Finance : TIB Finance peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks. L'instruction de paiement part du système où la transaction est enregistrée, et le statut y revient. La connexion est configurée autour de vos systèmes et de votre processus, et des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles. Les développeurs peuvent commencer par le guide d'intégration de l'API de paiement.

Reste à votre équipe : décider quelle référence accompagne chaque paiement, et qui construit et entretient la connexion.

Ce qui ne change pas

Automatiser ces tâches déplace du travail. Cela ne déplace pas la responsabilité. Trois choses restent telles quelles :

• Vos comptes bancaires restent les vôtres. Les paiements bancaires circulent d'un compte bancaire à un autre, et TIB Finance ne remplace pas les comptes que vous détenez auprès de votre banque.
• L'approbation et la comptabilité restent dans votre système comptable. QuickBooks, Sage, SAP Business One, Dynamics 365 et NetSuite demeurent les systèmes où les factures sont approuvées et enregistrées. TIB Finance ne fait pas de comptabilité et n'exécute pas de flux d'approbation. Elle exécute le paiement et rend compte du résultat.
• Votre équipe prend les décisions. Qui est payé, qui est remboursé et ce qui se passe après un paiement retourné demeurent des décisions humaines. Notre guide pour choisir les bons modes de paiement pour vos transactions B2B montre comment les modes peuvent coexister.

Par où commencer

Choisissez une tâche, pas dix. Retenez celle qui prend le plus de temps, ou celle qui risque le plus de mal tourner, comme des coordonnées bancaires ressaisies à la main. Mettez-la en place, voyez comment elle se comporte pendant quelques cycles, puis passez à la suivante. Pour une vue d'ensemble, notre guide sur l'automatisation du cycle de paiement complet traite ensemble des encaissements et des décaissements.

Quatre éléments de TIB Finance, une plateforme canadienne d'automatisation des paiements, se trouvent derrière cette liste :

Si plusieurs cases de cette liste sont cochées, contactez notre équipe pour voir comment TIB Finance s'adapte à votre façon d'encaisser, de payer et de rapprocher aujourd'hui.

Questions fréquentes

Quelles tâches bancaires manuelles l'automatisation des paiements peut-elle remplacer?

Parmi les plus courantes : ressaisir les factures approuvées dans un portail bancaire, recueillir par courriel les coordonnées bancaires des fournisseurs, rédiger des chèques, relancer les clients pour qu'ils paient, émettre des remboursements à la main, consulter un portail bancaire pour connaître le statut des paiements, ressaisir les paiements dans le système comptable, rapprocher les dépôts et les factures dans un chiffrier, et saisir la même transaction dans deux systèmes.

Ai-je encore besoin de mes comptes bancaires?

Oui. Vos comptes bancaires restent les vôtres. Les paiements bancaires circulent d'un compte bancaire à un autre, et TIB Finance ne remplace pas les comptes que vous détenez auprès de votre banque.

Puis-je cesser de recueillir moi-même les coordonnées bancaires des fournisseurs?

Oui. Vous créez le fournisseur avec seulement un nom et une adresse courriel, et le fournisseur reçoit un courriel avec un lien vers la page sécurisée de TIB Finance, où il inscrit lui-même les coordonnées de son compte bancaire. Il n'a à le faire que la première fois, et non pour les paiements suivants.

Comment savoir si un paiement est passé sans ouvrir le portail bancaire?

Chaque paiement a un statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné. Vous pouvez le voir dans le portail de TIB Finance, et il est transmis par l'API et par webhook lorsque la banque le signale. Les transactions et leurs statuts sont aussi accessibles dans les rapports.

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement est retourné?

Le statut l'indique, et la facture peut rester ouverte. Un retour bancaire peut être signalé plusieurs jours après la création du paiement. TIB Finance ne retente pas automatiquement les paiements refusés; la suite revient donc à votre équipe.

Les paiements des clients peuvent-ils être rapprochés automatiquement des factures?

Oui, lorsque le paiement est fait par un lien de paiement généré déjà associé à une facture. Un système comptable relié peut utiliser le statut de chaque paiement pour l'appliquer à cette facture. Les paiements qui arrivent en dehors de ce parcours, comme un chèque, suivent votre processus habituel.

Dois-je remplacer QuickBooks, Sage ou SAP?

Non. QuickBooks, Sage, SAP Business One, Dynamics 365 et NetSuite restent les systèmes où les factures sont approuvées et enregistrées. TIB Finance exécute le paiement et rend compte du résultat, et elle peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks.

Par où devrions-nous commencer?

Choisissez la tâche qui prend le plus de temps à votre équipe, ou celle qui risque le plus de mal tourner, et mettez celle-là en place en premier. Il n'est pas nécessaire de tout changer d'un coup.