Automatiser le cycle de paiement : des encaissements clients aux décaissements de l'entreprise

Automatisation des paiements

Automatiser le cycle de paiement : des encaissements clients aux décaissements de l'entreprise

La plupart des entreprises ne gèrent pas un seul processus de paiement : elles en gèrent plusieurs, en parallèle, qui communiquent très peu entre eux. Les clients paient leurs factures par un portail bancaire ou une passerelle de paiement par carte. Les paiements aux fournisseurs sortent par un fichier de transfert électronique de fonds (TEF) distinct, téléversé dans les services bancaires en ligne. La paie passe par son propre fournisseur. Les remboursements sont émis manuellement, lorsque quelqu'un pense à le faire. Et à la fin du mois, une personne de la comptabilité peut passer plusieurs jours à rapprocher les relevés bancaires de QuickBooks, Sage ou d'un PGI (ERP) comme SAP Business One pour reconstituer ce qui s'est réellement passé.

Chacune de ces étapes fonctionne assez bien isolément. La friction apparaît dans ce qui se passe entre elles : ressaisir la même transaction dans deux systèmes, se connecter à un portail bancaire seulement pour vérifier si un fichier a été traité, et découvrir un paiement refusé plusieurs jours plus tard parce que rien ne l'a signalé automatiquement. Ce n'est pas vraiment un problème de paiement. C'est un problème de connexion.

Cet article examine ce qui change lorsqu'une entreprise traite les encaissements clients, les décaissements et la réconciliation comme un seul cycle de paiement connecté, plutôt que comme un ensemble de tâches séparées réparties entre un portail bancaire, une passerelle de paiement et un chiffrier.

Qu'est-ce que le cycle de paiement d'une entreprise?

Chaque entreprise, peu importe ce qu'elle vend, suit la même boucle de base : l'argent entre en provenance des clients, l'argent sort vers les fournisseurs, les employés et, parfois, retourne aux clients sous forme de remboursements, et le système comptable ou le PGI enregistre ce qui s'est passé pour que l'entreprise sache où elle en est. Cette boucle, c'est le cycle de paiement.

Du côté entrant, cela signifie facturer, encaisser par TEF, débit préautorisé (DPA), virement Interac ou carte de crédit, puis mettre à jour le compte du client une fois les fonds confirmés. Du côté sortant, cela signifie payer les fournisseurs, effectuer la paie, émettre des remboursements et gérer tout autre décaissement dû par l'entreprise. Sous ces deux volets se trouve la réconciliation (aussi appelée conciliation ou rapprochement bancaire) : rapprocher chaque transaction, réussie ou non, de la facture, de la facture fournisseur ou du dossier de paie auquel elle se rapporte.

Dans la plupart des entreprises, cette boucle existe, mais elle n'est pas connectée. Il s'agit souvent de trois ou quatre systèmes distincts qui font chacun bien leur travail, avec des personnes qui font le pont entre eux.

Pourquoi les encaissements et les décaissements finissent par être gérés séparément

Cette déconnexion n'est habituellement pas un choix délibéré. C'est ce qui arrive lorsqu'une entreprise ajoute des outils un problème à la fois. Une entreprise en croissance commence à accepter les paiements en ligne par une passerelle. Plus tard, elle ouvre un portail bancaire d'entreprise pour payer ses fournisseurs par TEF. La paie est confiée à un fournisseur externe qui n'a aucune visibilité sur les deux autres systèmes. Aucune de ces décisions n'était mauvaise en soi; elles n'ont simplement pas été prises ensemble.

Avec le temps, cela mène à une série de problèmes familiers :

• Ressaisie manuelle : les confirmations de paiement, les numéros de transaction et les statuts sont saisis à la main dans le système comptable, souvent après coup
• Visibilité retardée : personne ne connaît la position de trésorerie réelle avant que quelqu'un ne rapproche le relevé bancaire, parfois plusieurs jours plus tard
• Échecs non détectés : un TEF refusé ou un débit préautorisé retourné n'est découvert que lorsqu'un client appelle pour demander pourquoi son compte affiche toujours un solde dû
• Réconciliation fastidieuse : clôturer les livres chaque mois signifie rapprocher à la main les transactions de deux ou trois systèmes non connectés
• Un plafond de volume : le processus tient la route avec quelques dizaines de transactions par mois, puis montre ses limites à mesure que le volume augmente

Rien de tout cela ne concerne vraiment les méthodes de paiement elles-mêmes. Le TEF, Interac et les cartes de crédit fonctionnent tous très bien de leur côté. Le vrai enjeu, c'est ce qui se passe avant et après la transaction, et si cette information atteint le système comptable sans que quelqu'un ait à l'y transférer manuellement.

Les encaissements : automatiser les comptes à recevoir

Du côté des encaissements, l'automatisation signifie que le système comptable ou le PGI demeure la source de vérité pour ce qu'un client doit, tandis qu'une couche de paiement se charge de l'encaisser réellement et d'en rendre compte. Une couche de paiement est le logiciel qui se trouve entre votre système comptable et les banques et réseaux qui déplacent réellement l'argent.

Dans un flux connecté, lorsqu'une facture arrive à échéance, un encaissement peut être lancé automatiquement par TEF, débit préautorisé, virement Interac ou carte de crédit. Le statut qui en résulte (réussi, en attente ou refusé) peut ensuite être renvoyé au système comptable par l'API, sans que personne ait à ouvrir un portail bancaire pour vérifier.

• Les montants récurrents et variables (abonnements, adhésions, versements, factures interentreprises récurrentes) peuvent être planifiés et ajustés sans travail manuel à chaque cycle
• Les paiements refusés ou retournés apparaissent dès que la banque les signale, plutôt que d'être découverts quand un client appelle
• Le temps du personnel passe de la vérification des statuts de paiement au suivi des quelques comptes qui nécessitent réellement une attention

Les décaissements : fournisseurs, paie et remboursements (comptes à payer)

Le côté sortant du cycle suit la même logique. Une facture fournisseur approuvée, une paie approuvée ou un remboursement approuvé devient une instruction de paiement, et la couche de paiement l'exécute, généralement par TEF pour les fournisseurs et la paie, et par TEF ou Interac pour l'argent retourné aux clients. Personne n'a à créer et à téléverser un fichier de paiement, à imprimer un chèque ou à se connecter à un portail bancaire un paiement à la fois.

• Les paiements en lot remplacent le traitement un à un à mesure que le nombre de fournisseurs, de sous-traitants ou d'employés augmente
• Les remboursements peuvent être émis depuis la même plateforme que celle qui a traité la transaction d'origine, plutôt que par une étape manuelle distincte
• Chaque paiement a un statut (payé, en attente ou refusé) accessible par l'API et les webhooks, ce qui permet de le transmettre à votre système comptable

Réconciliation des paiements et rapports : boucler la boucle

La réconciliation est souvent traitée comme une corvée comptable de fin de mois. Dans un cycle de paiement connecté, elle ressemble plutôt à une boucle de rétroaction : chaque statut de transaction, tant du côté des encaissements que des décaissements, est transmis dès que la banque le fournit, de sorte que le rapprochement avec vos propres enregistrements n'a pas à attendre la fin du mois. Un paiement effectué par un lien de paiement généré pour une facture précise peut être associé automatiquement à cette facture.

Cela dépasse la simple exactitude comptable. Lorsque les paiements entrants et sortants sont visibles ensemble plutôt qu'enfouis dans deux systèmes distincts, une entreprise obtient une vision plus claire de ce qui est réellement disponible avant de s'engager dans la prochaine série de décaissements. C'est ce qu'on appelle généralement la visibilité sur les flux de trésorerie. Un TIB Wallet est une façon d'y arriver : les encaissements et les décaissements y sont suivis côte à côte plutôt que reconstitués à partir de deux flux bancaires distincts.

Relier vos paiements à QuickBooks, Sage et à votre PGI (ERP)

Rien de tout cela n'exige de remplacer les systèmes qu'une entreprise utilise déjà. La plateforme comptable ou le PGI (qu'il s'agisse de QuickBooks, Sage, SAP Business One ou autre) demeure la source de référence de ce qui est dû et de ce qui a été payé. Ce qui change, c'est ce qui se trouve entre ce système et le mouvement réel de l'argent.

Aujourd'hui, cet écart est souvent comblé par une personne : elle se connecte au portail bancaire d'entreprise de RBC, BMO, CIBC, TD ou Banque Scotia, génère un fichier TEF, le téléverse, puis revient plus tard télécharger un rapport et ressaisir les résultats. Une couche de paiement connectée par l'API et les webhooks peut automatiser ce transfert dans les deux sens. Les instructions de paiement partent du système comptable et les mises à jour de statut y reviennent, de sorte que les étapes manuelles intermédiaires disparaissent au lieu de simplement se déplacer.

Pour les entreprises qui exercent leurs activités au Canada, les réseaux qui comptent le plus sont le TEF, le débit préautorisé (DPA) et le virement Interac, en plus des cartes. Une couche de paiement qui les prend tous en charge permet à un seul cycle de couvrir les encaissements et les décaissements, au lieu d'un outil par réseau.

C'est aussi à ce niveau que le choix de la plateforme de paiement entre en jeu. TIB Finance se place entre votre système comptable ou votre PGI, d'un côté, et les réseaux TEF, DPA, Interac et carte, de l'autre. TIB Finance peut se connecter à QuickBooks, Sage, SAP Business One et à des systèmes similaires par son API et ses webhooks, et des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles. Le bon choix dépend des systèmes que l'entreprise utilise déjà et de la part du cycle qu'elle souhaite relier.

À quoi ressemble un cycle de paiement connecté avec TIB Finance

La plateforme de TIB Finance est conçue pour gérer les deux volets du cycle, encaissements et décaissements, par la même connexion, plutôt que d'exiger des outils distincts pour chaque direction.

La mise en route commence généralement par une conversation sur les parties du cycle qui sont aujourd'hui les plus manuelles, et celles qui fonctionnent déjà bien. Contactez notre équipe pour discuter de votre processus actuel, ou consultez notre documentation pour développeurs si vous êtes prêt à examiner l'aspect technique.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le cycle de paiement d'une entreprise?

Le cycle de paiement est la boucle complète par laquelle l'argent circule dans une entreprise : encaisser auprès des clients, payer les fournisseurs et les employés, émettre des remboursements, puis faire enregistrer ce qui s'est passé par le système comptable ou le PGI. La plupart des entreprises gèrent cela comme des processus séparés plutôt que comme un seul cycle connecté.

Quelle est la différence entre automatiser les encaissements et automatiser les décaissements?

Automatiser les encaissements signifie que les factures sont encaissées automatiquement par TEF, débit préautorisé, virement Interac ou carte, avec un statut renvoyé sans que personne n'ait à vérifier un portail bancaire. Automatiser les décaissements signifie que les factures fournisseurs approuvées, les paies et les remboursements sont exécutés de la même façon, en lot au besoin, plutôt que créés et téléversés un paiement à la fois.

En quoi le fait de relier le cycle de paiement améliore-t-il la visibilité sur les flux de trésorerie?

Lorsque les encaissements et les décaissements sont visibles ensemble plutôt que répartis entre des systèmes séparés, une entreprise peut voir ce qui est réellement disponible avant de s'engager dans la prochaine série de décaissements, plutôt que de reconstituer sa position à partir de deux flux bancaires distincts.

Peut-on relier l'automatisation du cycle de paiement à QuickBooks, Sage ou à un PGI (ERP) comme SAP Business One?

Oui, TIB Finance peut se connecter à QuickBooks, Sage, SAP Business One et à d'autres plateformes comptables ou PGI par son API et ses webhooks. Votre plateforme comptable ou votre PGI demeure la source de référence de ce qui est dû et payé, et TIB Finance ne le remplace pas : l'encaissement ou le paiement passe par TEF, DPA, Interac ou carte, et le résultat est retransmis. Des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles.

Que comprend l'automatisation du cycle de paiement de TIB Finance?

Les encaissements (TEF, DPA, Interac et carte) et les décaissements (TEF et Interac) par la même connexion, le traitement en lot, les statuts transmis par webhooks, des rapports prêts pour la réconciliation, et un TIB Wallet pour suivre les fonds entrants et sortants ensemble.

Qu'est-ce que la réconciliation des paiements, et pourquoi l'automatiser?

La réconciliation des paiements (aussi appelée rapprochement ou conciliation bancaire) consiste à associer chaque paiement, réussi ou non, à la facture, à la facture fournisseur ou au dossier de paie auquel il se rapporte. L'automatiser, c'est avoir les statuts et les rapports par API ou en rapport, au lieu de les reconstituer à la main à partir des relevés bancaires. Un paiement effectué par un lien de paiement généré pour une facture précise peut être associé automatiquement à cette facture.

Une seule plateforme peut-elle gérer les paiements des comptes à recevoir et des comptes à payer?

Oui. TIB Finance gère les encaissements (paiements des clients par TEF, DPA, virement Interac ou carte) et les décaissements (fournisseurs, paie, remboursements) par la même connexion. Votre système comptable demeure la source de référence de ce qui est dû.

Comment savoir qu'un paiement a été refusé ou retourné?

TIB Finance transmet les transactions réussies, en attente ou refusées par l'API, les webhooks et les rapports, dès que la banque en indique le statut. Les retours bancaires comme un NSF peuvent prendre plusieurs jours à apparaître : le refus n'est donc pas instantané, mais il n'est plus nécessaire de consulter un portail bancaire pour le découvrir.

Comment les statuts de paiement arrivent-ils dans QuickBooks, Sage ou un autre système comptable?

Par l'API et les webhooks de TIB Finance : votre système reçoit chaque statut et met à jour ses propres dossiers. Des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles.

Qu'est-ce qu'une couche de paiement?

Une couche de paiement est le logiciel qui se trouve entre votre système comptable ou votre PGI et les banques et réseaux qui déplacent l'argent. Elle transmet les instructions de paiement et rapporte les statuts.