Automatiser le cycle complet des paiements : de l'encaissement client aux paiements de l'entreprise

Automatisation des paiements

Automatiser le cycle complet des paiements : de l'encaissement client aux paiements de l'entreprise

La plupart des entreprises ne gèrent pas un seul processus de paiement : elles en gèrent plusieurs, en parallèle, qui communiquent très peu entre eux. Les factures clients sont payées via un portail bancaire ou une passerelle de paiement par carte. Les paiements aux fournisseurs sortent par un fichier TEF distinct, téléversé dans les services bancaires en ligne. La paie passe par son propre fournisseur. Les remboursements sont émis manuellement, lorsque quelqu'un pense à le faire. Et à la fin du mois, une personne de la comptabilité passe plusieurs jours à faire correspondre les relevés bancaires avec QuickBooks, Sage ou un PGI comme SAP Business One pour reconstituer ce qui s'est réellement passé.

Chacune de ces étapes fonctionne assez bien isolément. La friction apparaît dans ce qui se passe entre elles : ressaisir la même transaction dans deux systèmes, se connecter à un portail bancaire seulement pour vérifier si un fichier a été traité, et découvrir un paiement échoué plusieurs jours plus tard parce que rien ne l'a signalé automatiquement. Ce n'est pas vraiment un problème de paiement — c'est un problème de connexion.

Cet article examine ce qui change lorsqu'une entreprise traite les encaissements clients, les paiements de l'entreprise et la réconciliation comme un seul cycle de paiement connecté, plutôt que comme un ensemble de tâches séparées réparties entre un portail bancaire, une passerelle de paiement et un chiffrier.

Qu'est-ce que le cycle de paiement d'une entreprise?

Chaque entreprise, peu importe ce qu'elle vend, suit la même boucle de base : l'argent entre en provenance des clients, l'argent sort vers les fournisseurs, les employés et, parfois, retourne aux clients sous forme de remboursements, et le système comptable ou le PGI enregistre ce qui s'est passé pour que l'entreprise sache où elle en est. Cette boucle, c'est le cycle de paiement.

Du côté entrant, cela signifie facturer, encaisser par TEF, débit préautorisé (DPA), virement Interac ou carte de crédit, puis mettre à jour le compte du client une fois les fonds confirmés. Du côté sortant, cela signifie payer les fournisseurs, effectuer la paie, émettre des remboursements et gérer tout autre paiement dû par l'entreprise. Sous ces deux côtés se trouve la réconciliation : faire correspondre chaque transaction, réussie ou non, avec la facture, le compte fournisseur ou l'enregistrement de paie auquel elle appartient.

Dans la plupart des entreprises, cette boucle existe, mais elle n'est pas connectée. Il s'agit généralement de trois ou quatre systèmes distincts qui font chacun bien leur travail, avec des personnes qui servent de tissu conjonctif entre eux.

Pourquoi les encaissements et les paiements finissent par être gérés séparément

Cette déconnexion n'est habituellement pas un choix délibéré — c'est ce qui arrive lorsqu'une entreprise ajoute des outils un problème à la fois. Une entreprise en croissance commence à accepter les paiements en ligne via une passerelle. Plus tard, elle ouvre un portail bancaire d'entreprise pour payer ses fournisseurs par TEF. La paie est confiée à un fournisseur externe qui n'a aucune visibilité sur les deux autres systèmes. Aucune de ces décisions n'était mauvaise en soi; elles n'ont simplement pas été prises ensemble.

Avec le temps, cela mène à une série de problèmes familiers :

• Ressaisie manuelle : les confirmations de paiement, les numéros de transaction et les statuts sont saisis à la main dans le système comptable, souvent après coup
• Visibilité retardée : personne ne connaît la position de trésorerie réelle avant qu'une personne ne réconcilie le flux bancaire, parfois plusieurs jours plus tard
• Échecs non détectés : un TEF échoué ou un débit préautorisé refusé ne fait surface que lorsqu'un client appelle pour demander pourquoi son compte affiche toujours un solde dû
• Réconciliation lourde : clôturer les livres chaque mois signifie faire correspondre des transactions entre deux ou trois systèmes non connectés, à la main
• Un plafond de volume : le processus tient la route à 50 transactions par mois et commence à craquer à 500

Rien de tout cela ne concerne vraiment les méthodes de paiement elles-mêmes — le TEF, Interac et les cartes de crédit fonctionnent tous très bien de leur côté. Le vrai enjeu, c'est ce qui se passe avant et après la transaction, et si cette information atteint le système comptable sans que quelqu'un ait à l'y transférer manuellement.

Le côté entrant : automatiser les encaissements clients

Du côté des encaissements, l'automatisation signifie que le système comptable ou le PGI demeure la source de vérité pour ce qu'un client doit, tandis qu'une couche de paiement se charge de l'encaisser réellement et d'en rendre compte.

Dans un flux connecté, une facture arrive à échéance, un encaissement est lancé automatiquement par TEF, débit préautorisé, virement Interac ou carte de crédit enregistrée, et le statut résultant — réussi, en attente ou échoué — revient vers le compte du client sans que personne n'ait à ouvrir un portail bancaire pour vérifier.

• Les montants récurrents et variables — abonnements, adhésions, versements, factures interentreprises récurrentes — peuvent être planifiés et ajustés sans travail manuel à chaque cycle
• Les paiements échoués ou retournés sont signalés le jour même, et non découverts des semaines plus tard
• Le temps du personnel passe de la vérification des statuts de paiement au suivi des quelques comptes qui nécessitent réellement une attention

Le côté sortant : fournisseurs, paie, remboursements et autres paiements

Le côté sortant du cycle suit la même logique. Une facture fournisseur approuvée, une paie approuvée ou un remboursement approuvé devient une instruction de paiement, et la couche de paiement l'exécute — généralement par TEF pour les fournisseurs et la paie, et par TEF, Interac ou remboursement par carte pour l'argent retournant aux clients — plutôt qu'une personne qui crée et téléverse un fichier de paiement, imprime un chèque ou se connecte à un portail bancaire un paiement à la fois.

• Les paiements groupés remplacent le traitement un à un à mesure que le nombre de fournisseurs, de sous-traitants ou d'employés augmente
• Les remboursements peuvent être déclenchés directement depuis le système qui a enregistré la transaction d'origine, plutôt que par une étape manuelle distincte
• Chaque paiement retourne un statut — payé, en attente, échoué — qui atterrit automatiquement dans le système comptable

Réconciliation et rapports : boucler la boucle

La réconciliation est souvent traitée comme une corvée comptable de fin de mois. Dans un cycle de paiement connecté, elle fonctionne plutôt comme une boucle de rétroaction continue : chaque statut de transaction, tant du côté des encaissements que des paiements, est associé à l'enregistrement auquel il appartient au moment même où cela se produit, et non des semaines plus tard.

Cela dépasse la simple exactitude comptable. Lorsque les paiements entrants et sortants sont visibles ensemble plutôt qu'enfouis dans deux systèmes distincts, une entreprise obtient une vision plus claire de ce qui est réellement disponible avant de s'engager dans la prochaine série de paiements — ce qu'on appelle généralement la visibilité sur les flux de trésorerie. Certaines entreprises gèrent cela en conservant leurs fonds dans un compte comme un TIB Wallet, où les encaissements et les paiements peuvent être suivis côte à côte plutôt que reconstitués à partir de deux flux bancaires distincts.

Relier le cycle aux systèmes que vous utilisez déjà

Rien de tout cela n'exige de remplacer les systèmes qu'une entreprise utilise déjà. La plateforme comptable ou le PGI — qu'il s'agisse de QuickBooks, Sage, SAP Business One ou autre — demeure l'enregistrement de ce qui est dû et de ce qui a été payé. Ce qui change, c'est ce qui se trouve entre ce système et le mouvement réel de l'argent.

Aujourd'hui, cet écart est souvent comblé par une personne : se connecter à un portail bancaire d'entreprise RBC, BMO, CIBC, TD ou Banque Scotia, générer un fichier TEF, le téléverser, puis revenir plus tard pour télécharger un rapport et ressaisir les résultats. Une couche de paiement connectée par API ou par webhooks automatise ce relais dans les deux sens — envoyer les instructions de paiement à partir du système comptable et retourner les mises à jour de statut — de sorte que les étapes manuelles intermédiaires disparaissent plutôt que de simplement se déplacer.

C'est aussi à ce niveau que le choix de plateforme de paiement d'une entreprise entre en jeu. TIB Finance est conçu pour occuper cette position, en se connectant aux systèmes comptables et aux PGI d'un côté, et aux réseaux TEF, DPA, Interac et carte de l'autre. C'est une option parmi un écosystème plus large de plateformes de paiement — VoPay en est un autre exemple — et le bon choix dépend des systèmes déjà utilisés par l'entreprise et de la portion du cycle qu'elle souhaite connecter.

À quoi ressemble un cycle de paiement connecté avec TIB Finance

La plateforme de TIB Finance est conçue pour gérer les deux côtés du cycle — encaissements et paiements — par la même connexion, plutôt que d'exiger des outils distincts pour chaque direction.

La mise en route commence généralement par une conversation sur les parties du cycle qui sont aujourd'hui les plus manuelles, et celles qui fonctionnent déjà bien. Contactez notre équipe pour discuter de votre processus actuel, ou consultez notre documentation pour développeurs si vous êtes prêt à examiner l'aspect technique.