Comment l'automatisation des paiements simplifie la vie des équipes comptables et finance

Automatisation des paiements

Comment l'automatisation des paiements simplifie la vie des équipes comptables et finance

Demandez à la plupart des équipes finance ce qui occupe leur semaine, et le traitement des paiements lui-même n'est habituellement pas la réponse. C'est tout ce qui l'entoure : vérifier si le TEF d'un client s'est bien effectué, saisir à la main un numéro de référence de transaction dans QuickBooks, faire correspondre une ligne de relevé bancaire à la bonne facture, et se demander pourquoi un fournisseur n'a toujours pas été payé trois jours après le départ présumé du lot de paiements.

Rien de tout cela ne figure nulle part comme poste de dépense. C'est simplement le coût accumulé de gérer à la main les encaissements, les comptes fournisseurs et la réconciliation, par-dessus des systèmes conçus pour enregistrer les transactions, pas pour les exécuter : QuickBooks, Sage 50, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite et leurs semblables.

Cet article examine ce qui change concrètement pour une équipe finance, du côté des comptes clients, du côté des comptes fournisseurs et à la fin du mois, lorsque le mouvement réel de l'argent est géré par une couche de paiement connectée plutôt que par une personne.

Ce que les équipes finance font encore manuellement

La majorité du travail manuel dans les services comptables se répartit en quelques catégories récurrentes :

• Vérification de statut : se connecter à un portail bancaire pour voir si un TEF, un débit préautorisé ou un virement Interac a bel et bien été exécuté
• Ressaisie : saisir à la main, dans le système comptable, les numéros de transaction, les montants et les dates d'un relevé bancaire ou d'une confirmation de paiement
• Relances : faire le suivi de comptes en souffrance qu'une personne a d'abord dû remarquer
• Rapprochement : faire correspondre chaque ligne de relevé bancaire à la facture, à la facture fournisseur ou à l'entrée de paie à laquelle elle se rapporte
• Assemblage : tirer des chiffres de deux ou trois systèmes pour produire un seul rapport avant qu'il puisse être transmis à la direction

Prise isolément, chaque tâche est minime. Multipliée sur chaque facture, chaque facture fournisseur et chaque paie du mois, elle explique en bonne partie pourquoi la clôture de fin de mois peut prendre des jours plutôt que des heures, et pourquoi l'effectif de l'équipe finance peut finir par croître avec le volume de transactions même lorsque le travail sous-jacent ne s'est pas complexifié.

Comptes clients : moins de relances, plus de rapprochement automatique

Du côté des comptes clients, l'automatisation change le moment et la façon dont un paiement est encaissé, et ce qui se passe une fois qu'il l'est. Plutôt qu'une facture qui attend qu'une personne pense à faire une relance, un encaissement peut être planifié pour s'exécuter automatiquement par TEF, débit préautorisé, virement Interac ou carte, le jour où la facture arrive à échéance.

• Les factures récurrentes et les versements sont encaissés selon l'échéancier sans que quelqu'un ne refasse les mêmes étapes chaque cycle
• Un paiement refusé ou retourné apparaît dans le système dès que la banque le signale, et non des semaines plus tard lorsque le solde d'un client semble toujours anormal
• Le compte du client peut se mettre à jour automatiquement dès que le statut du paiement revient, plutôt que d'attendre que quelqu'un enregistre le résultat

L'effet concret est que le personnel des comptes clients passe moins de temps à vérifier si quelque chose s'est produit, et davantage de temps sur la poignée de comptes qui nécessitent réellement un appel.

Comptes fournisseurs : de l'approbation au paiement sans détour

Du côté des comptes fournisseurs, l'étape manuelle est généralement ce qui se passe après l'approbation d'une facture ou d'une paie : quelqu'un doit transformer cette approbation en un paiement réel, en générant et téléversant un fichier TEF, en imprimant un chèque, ou en se connectant à un portail bancaire un paiement à la fois.

• Une fois le système comptable ou le PGI connecté par l'API, une facture approuvée peut devenir une instruction de paiement, sans étape distincte d'exportation ou de téléversement
• Les paiements en lot remplacent le traitement un à un à mesure que le nombre de fournisseurs, de sous-traitants ou d'employés augmente
• Chaque paiement retourne un statut (payé, en attente ou refusé) qui peut être reporté dans le système comptable plutôt que d'exiger une vérification manuelle

Les remboursements fonctionnent de la même façon : plutôt qu'une étape manuelle distincte, déconnectée de la transaction d'origine, un remboursement peut être déclenché directement depuis le système qui a enregistré la vente initiale, une fois ce système connecté par l'API.

Réconciliation et rapports sans la course de fin de mois

La réconciliation (le rapprochement bancaire) est habituellement traitée comme une tâche de fin de mois, parce que c'est le moment où quelqu'un finit par s'asseoir pour tout faire correspondre. Lorsque les encaissements et les décaissements retournent leur statut automatiquement, ce rapprochement se fait plutôt en continu, au fur et à mesure que chaque transaction se règle, plutôt qu'en un seul effort épuisant à la clôture.

Cela transforme aussi les rapports. Plutôt que d'extraire des données d'un portail bancaire, d'une passerelle de paiement et du système comptable séparément et de les réconcilier à la main, l'activité des transactions, les statuts et les frais sont disponibles au même endroit par une API ou un rapport. Et comme un lien de paiement peut être généré déjà lié à sa facture, un paiement entrant peut être associé automatiquement à la bonne facture.

Visibilité sur les flux de trésorerie sans la reconstituer à partir de deux systèmes

Savoir ce qui est réellement disponible avant de s'engager dans la prochaine série de paiements aux fournisseurs ou de paie signifie habituellement reconstituer une position de trésorerie à partir de deux flux bancaires distincts : un pour ce qui entre, un pour ce qui sort. Lorsque les encaissements et les décaissements passent par la même couche de paiement connectée, cette vue existe au même endroit plutôt que d'être reconstruite à la main chaque fois que quelqu'un en a besoin.

Certaines entreprises vont plus loin avec un TIB Wallet, où l'activité entrante et sortante est suivie côte à côte, plutôt que réconciliée après coup à partir de relevés séparés.

Comment l'automatisation des paiements s'intègre à QuickBooks, Sage et votre PGI

Rien de tout cela n'exige de remplacer le système comptable ou le PGI qu'une équipe finance utilise déjà. QuickBooks, Sage 50, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 et NetSuite demeurent exactement ce qu'ils sont : l'enregistrement de ce qui est dû, de ce qui a été facturé et de ce qui a été payé. Une couche de paiement connectée se situe à côté de ce système, exécutant l'encaissement ou le paiement approuvé par le système comptable et en rapportant le résultat par API ou webhook. Aujourd'hui, cette connexion se fait par l'API de TIB Finance. Des intégrations directes avec des plateformes précises sont aussi possibles.

Cette distinction compte pour une équipe finance qui évalue ce type de changement. L'objectif n'est pas un nouveau système à apprendre. C'est de retirer l'étape manuelle entre le système qui indique déjà à la finance ce qui doit se produire et le mouvement réel de l'argent.

Pour une vue plus large de la façon dont les encaissements et les paiements se relient, consultez l'automatisation du cycle de paiement et pourquoi un logiciel d'affaires gère la transaction, mais pas l'argent.

TIB Finance : conçu pour les systèmes que les équipes finance utilisent déjà

TIB Finance, une plateforme de paiement canadienne, est conçue pour s'insérer à cet endroit : le système comptable ou le PGI qu'une équipe finance utilise déjà d'un côté, et les réseaux TEF, DPA, Interac et carte de l'autre, reliés par notre API.

Si votre équipe finance passe encore une partie de chaque semaine à vérifier des portails bancaires et à ressaisir des confirmations de paiement, c'est habituellement le signe que le système comptable et le volet paiement de l'entreprise n'ont pas encore été connectés. Contactez notre équipe pour discuter de votre processus de clôture actuel, ou consultez notre documentation pour développeurs pour les détails techniques.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes clients?

L'automatisation des comptes clients consiste à encaisser ce que les clients doivent selon un échéancier ou à la date d'échéance de la facture, le statut du paiement et le rapprochement étant gérés par le système plutôt qu'à la main. Avec TIB Finance, les encaissements peuvent passer par TEF, débit préautorisé, Interac ou carte, et un lien de paiement peut être généré déjà lié à une facture pour qu'un paiement entrant puisse lui être associé automatiquement.

Peut-on payer des fournisseurs par TEF ou Interac à partir d'un système connecté?

Oui. Par l'API de TIB Finance, les paiements approuvés aux fournisseurs peuvent être envoyés par TEF ou Interac, individuellement ou en lot, et le statut de chaque paiement est transmis par webhook. La connexion avec le système comptable se fait par l'API.

Qu'est-ce que l'automatisation du rapprochement bancaire?

Elle consiste à associer chaque paiement à la facture ou à l'enregistrement auquel il appartient au fur et à mesure que les transactions se règlent, plutôt qu'en un seul effort manuel à la fin du mois. Les statuts et les détails des transactions sont accessibles par l'API et les rapports, et les paiements faits par un lien de paiement lié à une facture peuvent lui être associés automatiquement.

L'automatisation des paiements remplace-t-elle QuickBooks, Sage ou notre PGI?

Non. Le système comptable ou le PGI demeure l'enregistrement de ce qui est dû, facturé et payé. Une couche de paiement connectée se situe à côté, exécutant les encaissements et paiements approuvés par le système comptable et en rapportant automatiquement le résultat.

Comment l'automatisation réduit-elle le temps de clôture de fin de mois?

Plutôt que de faire correspondre des lignes de relevé bancaire aux factures et aux factures fournisseurs à la main en fin de mois, les transactions sont réconciliées en continu au fur et à mesure qu'elles se règlent, et les paiements faits par un lien de paiement lié à une facture peuvent lui être associés automatiquement.

Les comptes clients et les comptes fournisseurs peuvent-ils tous deux être automatisés par la même connexion?

Oui. Les encaissements clients (TEF, débit préautorisé, Interac, carte) et les paiements aux fournisseurs ou à la paie (TEF, Interac) peuvent passer par la même couche de paiement, de sorte que le statut des comptes clients et fournisseurs se met à jour automatiquement plutôt que d'exiger des vérifications manuelles distinctes.

Comment cela améliore-t-il la visibilité sur les flux de trésorerie?

Lorsque les encaissements et les décaissements passent par le même système connecté, l'activité entrante et sortante est visible ensemble plutôt que reconstituée à partir de deux flux bancaires séparés, ce qui permet à la finance de voir ce qui est réellement disponible avant de s'engager dans le prochain lot de paiements.

Qu'offre TIB Finance précisément aux équipes comptables et finance?

L'automatisation des comptes clients et fournisseurs par la même connexion, les mises à jour de statut par webhooks, le traitement en lot, des rapports prêts pour la réconciliation, et un TIB Wallet pour suivre les fonds entrants et sortants ensemble. L'ensemble fonctionne à côté des logiciels comptables et des PGI comme QuickBooks, Sage, SAP Business One, Dynamics 365 et NetSuite, sans les remplacer, et s'y relie par notre API.