Automatiser les comptes fournisseurs : de la facture approuvée au paiement du fournisseur

Automatisation des paiements

Automatiser les comptes fournisseurs : de la facture approuvée au paiement du fournisseur

Demandez à une équipe des comptes fournisseurs où passe sa semaine, et la réponse n'est souvent pas « approuver des factures ». Le temps passe plutôt à ce qui vient après l'approbation : ressaisir les factures approuvées dans un portail bancaire, préparer et téléverser des fichiers de paiement, recueillir et ressaisir les coordonnées bancaires des fournisseurs, vérifier si un paiement est bien passé, puis le rapprocher de la facture. Chaque tâche est petite, mais ensemble, elles s'additionnent.

Ce guide suit une facture fournisseur, de son approbation jusqu'au paiement du fournisseur et au rapprochement de ce paiement. Il porte sur le volet paiement des comptes fournisseurs, et non sur la saisie ou l'approbation des factures. Il s'adresse aux gestionnaires des finances et des comptes fournisseurs, aux contrôleurs et aux propriétaires d'entreprise, ainsi qu'aux équipes logicielles qui intègrent ces étapes à leurs produits.

Le cycle des comptes fournisseurs en six étapes, et où se cache le travail manuel

Le cycle est le même quel que soit le logiciel utilisé. Ce qui change, c'est le nombre d'étapes qui dépendent d'une personne pour faire avancer une facture. Voici les six étapes et les endroits où le travail manuel s'accumule.

1. La facture fournisseur est reçue. Elle arrive par courriel ou sur papier et est saisie dans votre système comptable ou votre PGI (ERP). Le travail manuel se cache dans la saisie.
2. La facture est approuvée pour paiement. Cela se passe dans votre système comptable, qui détient les règles d'approbation. Le travail manuel s'accumule au passage de relais : une facture approuvée attend que quelqu'un la transforme en paiement.
3. Les coordonnées du fournisseur sont en main. Le paiement exige les coordonnées bancaires du fournisseur. Le travail manuel se loge dans la collecte de ces coordonnées par courriel et dans leur ressaisie, où un chiffre erroné peut entraîner un paiement retourné.
4. Le paiement est lancé et le fournisseur reçoit les fonds. Le montant approuvé doit se rendre à la banque. Le travail manuel se cache dans la ressaisie des factures dans un portail bancaire, la préparation de fichiers de paiement ou l'émission de chèques.
5. Le statut du paiement est reçu. Un paiement est en attente, payé, refusé ou retourné. Le travail manuel se cache dans la consultation du portail bancaire ou l'attente d'un relevé pour le savoir.
6. Le dossier comptable est rapproché. La facture est marquée payée et la ligne bancaire concorde avec les livres. Le travail manuel se loge dans le rapprochement des paiements et des factures, souvent dans un chiffrier en fin de mois.

L'automatisation ne supprime pas ces étapes. Elle change qui fait passer une facture de l'une à l'autre, de sorte que les étapes qui suivent l'approbation puissent en découler, au lieu d'attendre que quelqu'un fasse avancer la facture. Notre guide sur l'automatisation du cycle de paiement reprend la même idée pour les encaissements et les décaissements, et ce que l'automatisation des paiements change pour les équipes de finance l'aborde du côté comptable.

L'approbation reste dans votre système : votre logiciel comptable décide de ce qui est payé

L'automatisation des comptes fournisseurs repose sur une séparation : la décision d'un côté, l'exécution de l'autre. Votre système comptable ou votre PGI décide quelles factures sont approuvées, ce qui est payé, à qui et quand. TIB Finance ne fait pas de comptabilité et n'exécute pas de processus d'approbation. Elle exécute l'instruction de paiement que votre système envoie et rend compte de ce qui s'est passé.

QuickBooks, Sage, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 et NetSuite sont les systèmes où les factures sont approuvées et enregistrées, et ils le restent. L'automatisation établit un lien direct entre l'approbation et le paiement, pour que le même montant ne soit pas ressaisi dans un autre écran.

Comment une facture approuvée devient une instruction de paiement

Avec TIB Finance, les instructions de paiement peuvent provenir du système comptable au moyen d'une intégration. Une fois la facture approuvée et prévue pour paiement, votre système peut envoyer l'instruction : le fournisseur, le montant et votre propre référence de facture. TIB Finance l'exécute ensuite. Comme l'instruction vient de votre système, celui-ci peut garder la trace de la facture visée par chacune. L'intégration est mise en place selon vos systèmes et votre processus, au moyen de l'API et des webhooks de TIB Finance. Des intégrations directes avec certaines plateformes sont également possibles.

Pour comprendre pourquoi le système qui gère la transaction n'est pas celui qui déplace l'argent, consultez notre article sur la couche de paiement dont votre logiciel d'affaires a besoin. Notre article sur l'intégration du traitement des paiements à un PGI (ERP) couvre les deux sens, et les développeurs peuvent commencer par le guide d'intégration de l'API de paiement. Pour les sommes qui entrent, consultez notre guide sur l'automatisation des comptes clients.

Avant de commencer, décidez quelle référence de facture vous utiliserez pour chaque paiement, qui approuve un changement de coordonnées bancaires d'un fournisseur et qui s'occupe des paiements retournés.

Recueillir les coordonnées bancaires directement auprès du fournisseur

Un paiement ne peut pas partir sans destination. Pour un TEF (transfert électronique de fonds), il faut les numéros d'institution, de transit et de compte du fournisseur. Souvent, ces coordonnées arrivent par courriel, et quelqu'un les saisit dans un portail bancaire ou une fiche fournisseur. Un chiffre inversé peut n'apparaître que lorsque le paiement est retourné, des jours plus tard.

Avec TIB Finance, vous n'avez pas à recueillir ces coordonnées vous-même. Vous créez le fournisseur en inscrivant seulement un nom et une adresse courriel, puis vous créez le paiement avec le montant et ses détails, comme le numéro de facture et des notes. Le fournisseur reçoit un courriel lui indiquant que son client souhaite payer sa facture et que TIB Finance a besoin de ses renseignements de paiement, avec un lien vers la page sécurisée de TIB Finance. Il y inscrit lui-même les coordonnées de son compte bancaire, au lieu de les envoyer par courriel pour que quelqu'un de votre équipe les ressaisisse.

Le fournisseur n'a à fournir ses coordonnées bancaires que la première fois, et non pour les paiements suivants. Lorsque le fournisseur fournit ses coordonnées bancaires, un compte TIB Finance est aussi créé pour lui. Ce compte est d'abord en lecture seule : le fournisseur peut ouvrir une session dans le portail pour suivre le statut du paiement, et il peut, s'il le souhaite, remplir le formulaire d'intégration pour obtenir un compte TIB Finance complet.

Cela change qui saisit les chiffres, pas qui en est responsable. Votre propre processus de confirmation d'un nouveau fournisseur ou d'un changement de coordonnées continue de s'appliquer. Si vous conservez aussi ces coordonnées dans la fiche fournisseur de votre système comptable, leur mise à jour des deux côtés dépend de la manière dont ce système est relié.

Payer les fournisseurs par TEF : comment fonctionne un paiement à un fournisseur

Les paiements aux fournisseurs avec TIB Finance se font par TEF, d'un compte bancaire à un autre. L'argent quitte votre compte bancaire et arrive dans le compte bancaire du fournisseur. En coulisses, le paiement est configuré comme un encaissement initié au nom du fournisseur plutôt que comme un dépôt qui lui est envoyé; le résultat est le même. Notre guide sur les paiements ACH et TEF explique le fonctionnement de ce réseau, et celui sur le choix des bons modes de paiement pour les transactions B2B aborde les modes de paiement plus largement.

Ce que vous faites et voyez

Vous créez le fournisseur, puis le paiement avec le montant, le numéro de facture et d'éventuelles notes, et TIB Finance prend le relais. Chaque paiement a son propre statut, que vous pouvez consulter et que TIB Finance transmet par son API et par webhook lorsque la banque signale un résultat.

Ce que voit le fournisseur

Le fournisseur reçoit un courriel lui expliquant que son client souhaite payer sa facture, avec un lien vers la page sécurisée de TIB Finance pour inscrire les coordonnées de son compte bancaire. Ensuite, il peut ouvrir une session dans le portail avec un compte en lecture seule pour suivre le statut du paiement.

Recevoir le statut du paiement dans votre système

Un paiement n'est pas terminé une fois créé. Chaque paiement a un statut, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné, que TIB Finance transmet par son API et par webhook lorsque la banque le signale. Un paiement bancaire peut rester en attente jusqu'à ce que la banque signale un résultat, et le fournisseur peut suivre le paiement dans son compte du portail en lecture seule. Notre guide des événements webhook explique comment ces notifications sont transmises.

C'est pourquoi votre système comptable devrait garder la facture ouverte, ou la marquer comme paiement en attente, jusqu'à ce que le paiement soit confirmé comme payé. Une facture marquée payée dès l'envoi du paiement est erronée si le paiement est ensuite retourné.

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement à un fournisseur n'aboutit pas

Si un paiement n'aboutit pas, vous le voyez sous la forme d'un statut d'erreur ou de retour. Ce que le statut indique dépend de la raison et de l'étape à laquelle cela s'est produit, et un retour bancaire peut être signalé plusieurs jours après la création du paiement. Dans ce cas, la facture reste ouverte. La suite revient à votre équipe des comptes fournisseurs : communiquer avec le fournisseur, confirmer ses coordonnées bancaires et décider comment payer de nouveau. TIB Finance ne retente pas automatiquement les paiements refusés; une nouvelle tentative est donc une décision que quelqu'un prend.

Rapprocher les comptes fournisseurs et solder la facture

Une fois le paiement confirmé comme payé, il reste deux choses : l'enregistrer à la bonne facture et le faire concorder avec la banque.

Appliquer le paiement à la facture

Avec TIB Finance, un système relié par l'API et les webhooks de TIB Finance peut recevoir le statut de chaque paiement et s'en servir pour appliquer le paiement à la facture qui l'a déclenché. Ce que le système comptable fait après le paiement, comme solder la facture et mettre à jour le solde du fournisseur, dépend de la manière dont il est relié. Que chaque paiement soit révisé par une personne avant d'être comptabilisé, cela se décide de votre côté, au moment de bâtir l'intégration. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports, et quelqu'un les saisit.

Rapprocher ce qui reste

Les rapports listent les transactions et leurs statuts, de sorte que votre équipe peut faire le rapprochement bancaire et le rapprochement avec les livres, et traiter ce qui reste. Il s'agit, par exemple, des paiements retournés et des factures encore ouvertes.

Où TIB Finance intervient dans le cycle des comptes fournisseurs

TIB Finance, une plateforme canadienne d'automatisation des paiements, exécute les encaissements et les décaissements par une seule API. Pour les comptes fournisseurs, les paiements aux fournisseurs se font par TEF, d'un compte bancaire à un autre, le statut de chaque paiement est transmis par API et par webhook, le fournisseur dispose d'un compte en lecture seule pour le suivre, et les rapports peuvent servir au rapprochement.

Si votre équipe passe encore sa semaine à ressaisir des factures approuvées et à vérifier si les paiements sont passés, contactez notre équipe pour voir comment TIB Finance s'adapte à votre façon d'approuver et de payer aujourd'hui.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs?

L'automatisation des comptes fournisseurs relie les étapes entre une facture fournisseur approuvée et un paiement que votre équipe peut rapprocher : l'instruction de paiement, les coordonnées bancaires du fournisseur, le paiement, son statut et la mise à jour de la facture dans votre système comptable. Votre système comptable reste le système de référence et continue d'approuver les factures.

Comment automatiser les paiements aux fournisseurs?

Approuvez les factures dans votre système comptable comme aujourd'hui, et laissez l'instruction de paiement parvenir à TIB Finance par une intégration au lieu de la ressaisir dans un portail bancaire. TIB Finance exécute le paiement par TEF, de votre compte bancaire à celui du fournisseur, et transmet son statut par API et par webhook.

Les fournisseurs peuvent-ils saisir eux-mêmes leurs coordonnées bancaires?

Oui. Vous créez le fournisseur avec seulement un nom et une adresse courriel, et le fournisseur reçoit un courriel avec un lien vers la page sécurisée de TIB Finance, où il inscrit les coordonnées de son compte bancaire. Il n'a à le faire que la première fois, et non pour les paiements suivants.

Comment un fournisseur est-il payé avec TIB Finance?

Par TEF, de votre compte bancaire à son compte bancaire. Les paiements aux fournisseurs se font uniquement par compte bancaire. Le fournisseur reçoit un courriel lui indiquant que son client souhaite payer sa facture, avec un lien pour inscrire les coordonnées de son compte bancaire, puis il peut suivre le statut du paiement dans le portail.

Le fournisseur a-t-il besoin d'un compte TIB Finance?

Un compte TIB Finance est créé pour le fournisseur lorsqu'il fournit ses coordonnées bancaires. Il est d'abord en lecture seule : le fournisseur peut ouvrir une session dans le portail pour suivre le statut du paiement. Remplir le formulaire d'intégration pour obtenir un compte TIB Finance complet est facultatif.

Que se passe-t-il si un paiement à un fournisseur n'aboutit pas?

Vous le voyez sous la forme d'un statut d'erreur ou de retour, et la facture reste ouverte. Ce que le statut indique dépend de la raison et de l'étape à laquelle cela s'est produit, et un retour bancaire peut prendre plusieurs jours à être signalé. Les paiements refusés ne sont pas retentés automatiquement; la suite revient donc à votre équipe des comptes fournisseurs.

Comment mon système comptable sait-il qu'un fournisseur a été payé?

TIB Finance transmet le statut de chaque paiement, par exemple en attente, payé, refusé ou retourné, par son API et par webhook lorsque la banque le signale. Un système comptable relié peut utiliser ces statuts pour appliquer le paiement à la facture. Sans connexion, les transactions et leurs statuts sont accessibles dans les rapports.

L'automatisation des comptes fournisseurs remplace-t-elle QuickBooks ou SAP?

Non. QuickBooks, Sage, SAP Business One, Dynamics 365 et NetSuite restent les systèmes où les factures sont approuvées et enregistrées. TIB Finance exécute le paiement et rend compte du résultat, et elle peut se connecter aux systèmes comptables et aux PGI par son API et ses webhooks.