Version: 2.0
Date d'entrée en vigueur:01 janvier 2020
Portée: Cette politique s'applique à tous les commerçants et partenaires utilisant les services de TIB Finance
1. Introduction et objectifs
La présente Politique de Gestion des Risques définit le cadre dans lequel TIB Finance identifie, évalue et gère les risques associés aux services de paiement fournis à l'ensemble de ses commerçants et partenaires. Cette politique vise à assurer la stabilité et la sécurité de notre écosystème de paiement tout en préservant la qualité de service pour tous nos utilisateurs.
1.1 Objectifs de la politique
Cette politique vise à :
- Établir un cadre transparent et équitable pour la gestion des risques
- Définir les critères objectifs d'évaluation des risques
- Préciser les mesures préventives et correctives pouvant être appliquées
- Assurer la conformité avec les exigences réglementaires et contractuelles
- Protéger l'intégrité financière de l'ensemble de l'écosystème de paiement
Cette politique est établie en application des dispositions contractuelles entre TIB Finance et ses partenaires/commerçants, notamment la Section 7.2 de l'Accord de Traitement des Paiements qui prévoit que TIB peut, à son entière discrétion, imposer des contrôles de gestion des risques conformément à ses politiques en vigueur.
2. Types de risques et leur évaluation
2.1 Risques financiers
Les risques financiers comprennent tous les éléments pouvant affecter la stabilité financière de notre écosystème de paiement :
- Risque de crédit : Non-paiement des obligations financières (frais de service, rétrofacturations, etc.)
- Risque de liquidité : Incapacité à honorer les obligations financières en temps voulu
- Risque de NSF : Transactions rejetées pour insuffisance de fonds
- Risque d'opposition : Contestations de transactions par les utilisateurs finaux
2.2 Risques opérationnels
Les risques opérationnels concernent les processus, systèmes et activités liés aux services de paiement :
- Risque de fraude : Activités frauduleuses potentielles ou avérées, suspicions de tentatives de fraude, manipulation inhabituelle des transactions
- Risque technique : Défaillances techniques ou erreurs récurrentes dans la plateforme, erreurs répétitives causées par des logiciels tiers intégrés à notre système
- Risque de conformité : Non-respect des procédures établies ou des exigences réglementaires, délais de traitement anormalement longs pour les demandes de correction
- Risque de volume : Variations significatives et non anticipées des volumes de transaction
- Risque d'intégration : Erreurs répétitives dans les API ou interfaces provenant de logiciels tiers intégrés à notre écosystème
2.3 Niveaux de risque
TIB Finance évalue les risques selon trois niveaux de gravité, déterminés par des critères objectifs :
| Niveau de risque |
Indicateurs |
Exemples de mesures |
| Élevé |
- Non-paiement répété des frais de service (tous modes de paiement confondus)
- Taux élevé de NSF ou d'oppositions (>3% du volume)
- Taux élevé de NSF ou d'oppositions des marchands gérés par le partenaire
- Activités potentiellement frauduleuses ou suspicion fondée de tentative de fraude
- Erreurs techniques répétitives non résolues après notifications multiples
- Défaillances récurrentes dans l'intégration de logiciels tiers
- Violations graves des conditions contractuelles
- Non-coopération persistante face aux problèmes identifiés
- Délais de réponse systématiquement excessifs aux demandes critiques
- Mauvaise gestion des dossiers des marchands entraînant des pertes financières
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- Suspension temporaire des services
- Passage obligatoire en mode J+3
- Exigence de dépôt de garantie
- Limitation des types de transactions autorisées
- Révision des conditions commerciales
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| Moyen |
- Retard ponctuel dans le paiement des frais
- Taux modéré de NSF ou d'oppositions (1-3% du volume)
- Erreurs techniques récurrentes mais non critiques
- Manquements mineurs aux conditions contractuelles
- Coopération limitée pour résoudre les problèmes
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- Avis formel de non-conformité
- Surveillance accrue des transactions
- Révision des paramètres techniques
- Recommandations d'amélioration des processus
- Formation supplémentaire sur les bonnes pratiques
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| Faible |
- Paiements réguliers des frais de service
- Faible taux de NSF ou d'oppositions (<1% du volume)
- Résolution rapide des problèmes éventuels
- Respect des conditions contractuelles
- Communication proactive
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- Maintien des conditions standards
- Surveillance normale
- Possibilité d'accès à des fonctionnalités avancées
- Éligibilité aux programmes privilégiés
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3. Mesures de contrôle des risques
3.1 Mesures préventives
TIB Finance met en œuvre diverses mesures préventives pour limiter les risques, notamment :
- Évaluation initiale : Vérification approfondie lors de l'intégration des nouveaux partenaires et commerçants
- Surveillance continue : Monitoring régulier des activités et des indicateurs de risque
- Paramètres de sécurité : Configuration des comptes selon le profil de risque (J+1 vs J+3, limites de transaction, etc.)
- Dépôts de garantie : Exigence de réserves financières pour certains profils de risque ou certaines fonctionnalités
- Détection des fraudes : Systèmes automatisés pour identifier les schémas suspects et les tentatives de fraude
- Surveillance des erreurs techniques : Monitoring des erreurs répétitives provenant de logiciels tiers ou d'intégrations
- Formation et documentation : Ressources pour aider les partenaires à optimiser leurs processus
3.2 Gestion des défauts de paiement
En cas de défaut de paiement des frais de service (quelle que soit la méthode de paiement : prélèvement bancaire, carte de crédit, virement ou autre), TIB Finance applique une procédure progressive dès le premier jour de défaut de paiement :
- Premier rappel : Notification par email dès constatation du retard (jour 1 du défaut de paiement)
- Second rappel : Contact par email et téléphone 7 jours après le premier rappel
- Avis formel : Notification officielle de non-conformité 8 jours après le premier rappel
- Avis de suspension : Notification d'intention de suspendre les services 14 jours après le premier rappel
- Suspension effective : Mise en œuvre de la suspension temporaire 15 jours après le premier rappel
- Résiliation du contrat : Annulation définitive du contrat 30 jours après le premier rappel
Pour tout refus de transaction par carte de crédit ou autre méthode de paiement, la procédure s'applique également avec les mêmes délais, mais peut être accélérée en cas de refus répétés ou de suspicion de fraude.
3.3 Gestion des NSF et oppositions
Les NSF (Non-Sufficient Funds) et oppositions font l'objet d'une attention particulière :
- Tout NSF ou opposition est immédiatement signalé au partenaire concerné
- Un taux élevé de NSF ou d'oppositions entraîne automatiquement une réévaluation du niveau de risque
- Les frais associés aux NSF et oppositions sont répercutés conformément aux dispositions contractuelles
- Des mesures correctives peuvent être exigées en cas de taux anormalement élevé
3.3.1 NSF et oppositions des marchands gérés par les partenaires
Pour les partenaires qui gèrent plusieurs marchands ou commerçants sur leur plateforme :
- Les NSF et oppositions générés par les marchands du partenaire sont sous la responsabilité du partenaire
- Ces NSF et oppositions sont facturés au partenaire conformément aux dispositions contractuelles
- Un taux élevé de NSF et d'oppositions provenant des marchands du partenaire peut indiquer une mauvaise gestion des dossiers ou un manque de diligence dans le processus d'acceptation
- Le partenaire est tenu de mettre en place des procédures adéquates pour gérer correctement les comptes de ses marchands et prévenir les NSF et oppositions
- L'absence de mesures correctives pour réduire les NSF et oppositions récurrents des marchands constitue un facteur de risque élevé pouvant entraîner des mesures de contrôle
4. Suspension et rétablissement des services
4.1 Types de suspension et distinction contractuelle
TIB Finance distingue clairement entre deux types de mesures dans sa gestion des risques :
4.1.1 Suspension temporaire des services
La suspension temporaire est une mesure conservative prévue par la Section 7.2 du contrat, qui permet à TIB Finance d'imposer des contrôles de gestion des risques à son entière discrétion :
- Base contractuelle : Section 7.2 - "TIB peut, à son entière discrétion, imposer des contrôles de gestion des risques et mettre fin aux Services du Commerçant conformément aux politiques en cours de TIB."
- Délai d'application : Peut être immédiate, selon la gravité du risque identifié
- Durée : Généralement de 1 à 30 jours, selon la nature et la gravité du risque
- Portée : Peut concerner l'ensemble des services ou seulement certaines fonctionnalités
- Effet juridique : Le contrat reste en vigueur, seule la prestation des services est temporairement interrompue
- Objectif : Permettre la résolution des problèmes identifiés tout en limitant l'exposition au risque
4.1.2 Résiliation du contrat
La résiliation du contrat est une mesure définitive prévue par la Section 12.2.1 du contrat, qui met fin à la relation contractuelle :
- Base contractuelle : Section 12.2.1(a) - "Une Partie peut résilier le présent Accord immédiatement moyennant avis si l'autre Partie commet une infraction grave de quelque modalité du présent Accord et, étant en mesure d'y remédier, n'y remédie pas dans un délai de quarante-cinq (45) jours après en avoir été avisée par écrit."
- Délai d'application : Nécessite un préavis et un délai de remédiation de 45 jours
- Effet juridique : Terminaison complète de la relation contractuelle
- Conséquences : Arrêt définitif des services, règlement des sommes dues, fin des obligations contractuelles (sauf dispositions qui survivent à la résiliation)
Distinction importante : La suspension temporaire des services conformément à la Section 7.2 est une mesure de gestion des risques qui peut être mise en œuvre immédiatement, sans affecter la validité du contrat. Elle peut précéder une résiliation formelle selon la Section 12.2.1, qui elle, nécessite un délai de 45 jours pour permettre à la partie défaillante de remédier à l'infraction. Les deux mesures sont complémentaires dans la gestion des risques : la suspension permet une action immédiate pour limiter les risques, tandis que la procédure de résiliation offre un cadre formel pour mettre fin au contrat si nécessaire.
4.2 Conditions de rétablissement
Le rétablissement des services après une suspension temporaire est soumis aux conditions suivantes :
- Régularisation financière : Paiement intégral des sommes dues (frais de service, NSF, oppositions, etc.)
- Conformité technique : Résolution des problèmes techniques ayant contribué au risque
- Garanties : Mise en place des garanties requises selon le profil de risque (dépôt de garantie, changement de mode de paiement, etc.)
- Plan d'action : Engagement sur les mesures préventives pour éviter la récurrence des problèmes
4.3 Période probatoire
Après le rétablissement des services, une période probatoire peut être mise en place :
- Surveillance accrue des activités pendant une période déterminée (généralement 30 à 90 jours)
- Conditions spécifiques temporaires (limites de transaction, délais de règlement étendus, etc.)
- Évaluations régulières pour confirmer le retour à un niveau de risque acceptable
5. Dispositions spécifiques
5.1 Conditions particulières pour les comptes en J+1
Les comptes en mode J+1 (règlement en 1 jour) présentent un profil de risque particulier et sont soumis à des conditions spécifiques :
- Réserve financière obligatoire pour couvrir les risques potentiels
- Historique de transactions démontrant une gestion saine et un faible taux d'incidents
- Respect strict des obligations financières et contractuelles
- Basculement automatique en mode J+3 en cas de défaillance ou d'augmentation du niveau de risque
5.2 Gestion des comptes à transactions multiples
Pour les partenaires gérant plusieurs commerçants ou types de transactions :
- Évaluation distincte du risque pour chaque catégorie de transactions ou commerçant
- Possibilité d'appliquer des mesures différenciées selon les profils de risque
- Responsabilité du partenaire dans la gestion des risques liés à ses commerçants
- Obligation de signaler rapidement toute activité suspecte ou frauduleuse détectée
5.3 Délais de traitement et réponse aux demandes
TIB Finance s'engage à traiter les demandes et incidents dans des délais raisonnables :
- Accusé de réception des demandes sous 1 jour ouvrable
- Traitement des demandes standard sous 5 jours ouvrables
- Réponse aux incidents critiques sous 48 heures
Les partenaires et commerçants sont également tenus de respecter des délais raisonnables pour répondre aux demandes de TIB Finance concernant la gestion des risques. Un délai de réponse excessif peut être considéré comme un facteur de risque.
5.4 Gestion des erreurs techniques répétitives
Les erreurs techniques répétitives, particulièrement celles causées par des logiciels tiers, représentent un risque opérationnel significatif :
- Obligation de signaler promptement les erreurs techniques récurrentes
- Mise en place d'un plan de correction avec échéancier précis
- Suspension possible des fonctionnalités concernées en cas d'erreurs persistantes non résolues
- Facturation possible de frais supplémentaires pour le support technique excessif requis
5.5 Modes de paiement et gestion des risques
La politique s'applique à l'ensemble des modes de paiement proposés par TIB Finance :
- Prélèvements bancaires automatiques
- Paiements par carte de crédit ou débit
- Virements électroniques
- Paiements Interac
- Tout autre mode de paiement intégré à nos services
Chaque mode de paiement peut présenter des risques spécifiques nécessitant des mesures de contrôle adaptées.
5.6 Responsabilité des partenaires pour leurs marchands
Pour les partenaires qui fournissent des services à leurs propres marchands ou clients finaux :
- Responsabilité financière : Le partenaire est entièrement responsable du paiement des frais, NSF et oppositions générés par ses marchands
- Obligation de diligence : Le partenaire doit mettre en place des procédures adéquates pour vérifier et surveiller ses marchands
- Gestion des dossiers : Le partenaire est tenu de gérer correctement les dossiers de ses marchands pour prévenir les NSF, oppositions et autres problèmes
- Transfert de risque interdit : Le partenaire ne peut pas transférer à TIB Finance le risque lié à une mauvaise gestion de ses marchands
- Documentation : Le partenaire doit maintenir une documentation adéquate concernant ses marchands, facilement accessible en cas de litige
TIB Finance se réserve le droit d'exiger du partenaire des mesures correctives spécifiques si une mauvaise gestion des dossiers de ses marchands est identifiée comme source de risque accru. En cas de non-conformité persistante, des mesures de contrôle des risques peuvent être appliquées jusqu'à la résolution satisfaisante de la situation.
6. Fondements contractuels et application
6.1 Fondements contractuels des mesures de gestion des risques
Cette politique de gestion des risques s'appuie sur plusieurs dispositions contractuelles fondamentales, notamment :
- Section 7.2 : Droit de TIB Finance d'imposer des contrôles de gestion des risques et de mettre fin aux Services du Commerçant conformément à ses politiques en vigueur, à son entière discrétion et sans délai
- Section 6.8 : Droit de compensation permettant à TIB Finance d'obtenir les sommes dues par prélèvement bancaire ou d'exiger un virement dans un délai d'un jour ouvrable
- Section 12.2.1 : Droit de résiliation en cas d'infraction grave aux modalités du contrat, avec un délai de remédiation de 45 jours après notification écrite
- Section 16.3 : Obligation du Partenaire d'indemniser TIB Finance pour les pertes encourues en raison du non-respect des obligations par un Commerçant
L'application de cette politique est conforme aux engagements contractuels entre TIB Finance et ses partenaires/commerçants. En cas de contradiction entre la présente politique et les dispositions contractuelles spécifiques, ces dernières prévalent.
6.2 Processus décisionnel et application séquentielle
TIB Finance applique généralement ses mesures de gestion des risques selon une approche progressive :
- Identification et notification : Détection du risque et communication au partenaire
- Suspension temporaire des services : Si nécessaire, application immédiate de la Section 7.2 pour limiter l'exposition au risque
- Période de remédiation : Délai accordé au partenaire pour résoudre les problèmes identifiés
- Évaluation des mesures correctives : Analyse de l'efficacité des actions entreprises par le partenaire
- Décision finale : Selon les résultats, soit rétablissement des services, soit enclenchement de la procédure de résiliation avec le délai de 45 jours prévu à la Section 12.2.1
Cette approche permet de combiner la réactivité nécessaire face aux risques (suspension temporaire immédiate) avec l'équité contractuelle (délai de remédiation avant résiliation définitive).
7. Révision et amélioration continue
TIB Finance s'engage à maintenir cette politique à jour et adaptée aux évolutions du marché et de l'environnement réglementaire :
- Révision périodique au minimum une fois par an
- Mise à jour en fonction des évolutions réglementaires ou des pratiques du secteur
- Amélioration continue basée sur l'analyse des incidents et l'évolution des risques
Les partenaires et commerçants seront informés de toute modification substantielle de cette politique.